À l’ère des technologies de l’information, l’intégration de ces dernières aux processus d’un ordre et association professionnel (OAP) devient essentielle quant à la rapidité de traitement et à la précision des données. Que ce soit pour maintenir à jour votre registre des membres, ou encore pour supporter adéquatement votre processus d’admission, il est important d’effectuer une vigie technologique adéquate pour ne pas être déphasé dans quelques années.
L’une des applications idéales convenant à la nouvelle technologie est, sans contredit, le processus d’élection des membres des comités de votre organisation. En effet, tout ordre et association professionnel gérant les comités, comprend la complexité d’un processus d’élection, tout particulièrement en ce qui a trait à la confidentialité du vote. Mais comment la technologie peut-elle venir appuyer ces tâches?
Avant de dénicher la solution parfaite, il est primordial de bien définir, avec les utilisateurs clés de votre organisation, le processus d’élection et de vote. Nous avons souvent tendance à penser trop rapidement au « quoi », plutôt qu’au « comment » lorsqu’il est temps de choisir et d’adapter une solution informatique, même lorsque cette dernière est adaptée en verticale pour votre industrie. De plus, profitez de cette revue interne afin d’optimiser et de simplifier votre processus. Il en sera d’autant plus facile et moins coûteux d’adapter la solution à vos besoins, et les utilisateurs sortiront également gagnants de cette étape.
De bons processus d’élection et de votation devraient être inspirés des meilleures pratiques du marché et, à cet effet, voici quelques pistes qui devraient vous aider à définir votre processus cible :
- Préparation des mandats par comité;
- Préparation de l’élection;
- Ouverture et fermeture de la période de candidature;
- Ouverture et fermeture de la période de vote;
- Traitement et comptabilisation des votes.
Il est important de garder en tête qu’un bon processus ne devrait pas contenir plus de 5 à 6 grandes étapes qui représenteront la base même de votre processus, sans quoi, la complexité viendra alourdir les tâches que vos utilisateurs devront accomplir. Une fois cette base bien ancrée, vous garderez une certaine flexibilité et une marge de manœuvre que vous pourrez utiliser lors de l’arrimage avec la solution choisie.
Maintenant que votre processus a bien été défini et que vos utilisateurs sont confortables avec ce dernier, il ne reste plus qu’à trouver la bonne technologie répondant à vos besoins. L’une des bases à considérer est l’utilisation d’une plateforme technologique évolutive qui vous permettra d’encadrer adéquatement les étapes de préparation des mandats et des élections, par la consolidation d’information pertinente (fonction, dates, type, etc.) et l’envoi en lot des appels de candidatures et de période de vote.
De plus, l’un des éléments garants du succès de votre élection est, sans contredit, l’implantation du vote en ligne, qui permettra à vos membres de voter au moment désiré et dans le confort de leurs foyers. En plus d’augmenter le taux de participation, ce vote électronique vous permettra d’avoir des données et des statistiques en temps réel, vous aidant ainsi à prendre de meilleures décisions quant aux besoins de relance, ou à l’analyse de la progression de vos élections.
Finalement, pensez à une solution verticale qui devrait grandement accélérer votre processus d’implantation, tout en minimisant les risques et les enjeux du projet. Ces solutions devraient être adaptées à votre réalité et au contexte de l’industrie, et possèdent déjà plusieurs processus de base que vous pourrez utiliser comme modèle pour votre organisation.
En simplifiant et en standardisant votre processus, et en utilisant la technologie comme levier fonctionnel, vous serez en mesure de bien cadrer votre projet d’implantation. De plus, l’application des bonnes pratiques est un facteur clé pour la réussite de votre projet et surtout, n’oubliez pas d’intégrer les bonnes ressources au bon moment, ce qui aura pour effet d’augmenter le taux de pénétration des nouvelles technologies au sein de votre organisation.
Pour plus d’information, communiquez avec l’un de nos conseillers, toujours disponibles pour discuter de la faisabilité d’un tel projet.
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