Lorsque vous avez terminé de personnaliser votre solution Dynamics 365, il reste une étape importante à compléter : celle d’importer vos données à l’intérieur de votre Dynamics 365. En effet, plusieurs clients ont déjà une base de données en mains. Que ce soit vos contacts à l’intérieur de votre Outlook, à l’intérieur de tableau Excel, un système comptable ou même à partir de votre ancienne application CRM, toutes ces données doivent être importées.

Si vous commencez votre entreprise, il est également possible de partir de zéro. À ce moment-là, l’importation de données n’est pas nécessaire, car vous devrez bâtir votre liste de contact avec votre nouvelle clientèle. Or, ce blogue pourra tout de même vous être utile. Par exemple, si vous décidez vous procurer une liste marketing que vous aimeriez importer dans votre CRM.

Ce blogue va donc vous informer des points suivants :

• Comment préparer ses données
• Comment importer ses données à l’intérieur de votre Dynamics 365

Comment préparer ses données avant de les importer dans votre Dynamics 365 CRM en 4 étapes

Étape №1 Faire un inventaire des données à migrer

Cette première étape doit être réalisée dès le début du projet. En analysant les différentes sources de données (systèmes comptables, Outlook, fichiers Excel, etc.), vous réaliserez que plusieurs personnes au sein de votre entreprise maintiennent plusieurs listes, que les données sont dupliquées à plusieurs endroits et que, trop souvent, la qualité des données laisse à désirer.

Selon la quantité et la qualité des données disponibles, vous devrez déterminer si l’ensemble de ces données doit être migré vers votre nouveau CRM.

Lorsque vous bénéficiez de l’assistance d’un partenaire comme Gestisoft, nous préparons vos gabarits pour l’importation en fournissant un tableau Excel que vous avez à remplir avec l’information que vous avez de disponible. Ces gabarits concordent avec l’information qui sera présente dans vos formulaires comptes, contacts, opportunités et prospects.

Étape №2 Faire une extraction de données

Selon la source, l’extraction des données peut s’avérer une tâche plus ou moins technique. L’objectif de cette étape est d’extraire l’ensemble des données de même type et de les stocker dans un même fichier Excel.  Il sera alors plus facile de les manipuler.

Étape №3 La transformation

Suivant l’extraction des différentes sources de données, vous devrez rassembler les données de même type dans une même liste. Ces données devront fort probablement être transformées afin de les rendre conformes au nouveau modèle de données. Par exemple créer 2 listes de données :

• Comptes : Information concernant l’entreprise
• Contact Information concernant les personnes œuvrant dans l’entreprise.

Plus que vos listes sont uniformes, plus l’importation de données sera simple à réaliser. Cet exercice peut sembler long, mais elle va rapporter lors de l’importation de ces données à l’intérieur de votre Dynamics 365.

Étape №4 Le nettoyage

Mettez-y les efforts nécessaires. Si vos données actuelles comportent beaucoup de doublons, ces données vont polluer votre CRM. Je m’explique : si vous avez 2 compagnies ACME dans votre CRM, il est possible que vos utilisateurs utilisent différentes compagnies ACME pour y entrer leurs informations. Ce genre de doublons qui décentralisera la collecte d’information. Bien que Dynamics 365 puisse détecter les doublons, l’exercice d’importation peut compliquer votre expérience. Réservez-vous du temps à votre agenda pour faire cet exercice et si c’est possible, divisez-vous la liste à nettoyer pour sauver du temps.

Comment importer ses données à l’intérieur de votre Dynamics 365

Cette partie du blogue va vous servir de guide et vous présentez les étapes à faire à l’intérieur de votre Dynamics 365.

Tout d’abord, il est important d’avoir le rôle de sécurité administrateur de votre CRM pour faire ces importations.

Avant de commencer

Avant d’amorcer le processus d’importation de données, assurez-vous que votre Dynamics 365 n’ait pas des échantillons d’enregistrement déjà installés. Nous vous conseillons de les effacer, si tel est le cas.

• Comme le démontre l’image ci-dessous, il faut tout simplement franchir les étapes suivantes :
• Paramètre → Gestion de donnée →  Exemple de données
• Si les données sont installées vous aurez l’option de « supprimer exemple de données ».

Remplir les gabarits d’import (tableaux Excel)

L’avantage d’avoir l’aide d’un partenaire est que nous simplifions cette étape. Des partenaires comme Gestisoft pourront préparer ces gabarits que vous devrez remplir avec les données que vous avez de disponibles. Les gabarits fournis pourront alors être efficacement liés aux formulaires « Comptes et contact » de votre CRM. L’image ci-dessous est un exemple de gabarit que vous devrez remplir afin d’importer efficacement vos données.

Une fois vos tableaux Excel remplient, vous devrez effectuer une sauvegarde de fichiers. Vous pouvez les sauvegarder en .CSV ou en Feuille de calcul XML 2003.

Importation de vos données d’Excel vers Microsoft Dynamics 365

Tout d’abord, ouvrez votre Dynamics 365, ensuite, dans le ruban, sélectionnez Paramètre → Gestion des données → Importation.

À partir de la nouvelle interface, cliquez sur le bouton Importer des données → Parcourir et sélectionnez le fichier contenant vos gabarits d’importation (Tableau Excel).

Cliquez sur le bouton suivant et sélectionnez dans la liste déroulante l’option par défaut « Mappage automatique ».

Qu’est-ce que le « mapping » ? En fait, l’action de « mapper » des données permet d’établir le lien entre les données entrées dans votre tableau Excel à Dynamics 365. Cette action assure que les titres de vos colonnes concordent dans vos formulaires.

L’image ci-dessous vous permet de visualiser le tout. À gauche, nous retrouvons les titres de colonnes se retrouvant dans votre gabarit d’importation (tableau Excel) et, à droite, on a les champs que nous retrouvons dans le formulaire contact de Dynamics 365.

Ici, il faut « mapper » le type d’enregistrement. Sélectionnez pour quel type de formulaire les données doivent être importées, dans le cas présent c’est pour les formulaires Contact se retrouvant dans votre CRM Dynamics 365.

La prochaine interface vous demandera de créer la relation entre le titre de vos colonnes de votre tableau Excel et le nom des champs se retrouvant sur votre formulaire contact de votre CRM Dynamics 365. Il est possible que vous n’ayez pas toutes les données se retrouvant à l’intérieur de votre formulaire contact. Il sera de votre responsabilité et de votre équipe de les remplir lorsque vous visiterez ces fiches Contact une fois importées dans votre CRM.

Les temps d’importation varieront selon le nombre de données que vous désirez importer dans votre CRM. Lorsque le transfert sera complété, Dynamics 365 vous informera de l’état du transfert de données.

Lorsque l’importation est complétée, vérifiez si le résultat concorde à vos attentes en visitant un formulaire contact.

En cas d’erreur, vous devrez investiguer. Il n’y pas de solution miracle pour régler les erreurs d’importation, mais j’ai sondé différents collègues consultants qui sont spécialisés en CRM chez Gestisoft pour vous. Voici 3 pistes qui pourraient vous aider dans votre enquête :

• Le format des champs dans le CRM ne concorde pas avec le type de donnée que vous désirez importer ;
• Un mauvais mapping avant l’importation ;
• Le type de format de cellule de votre tableau Excel ne concorde pas aux types de données que votre champ peut inclure dans votre formulaire à l’intérieur du CRM.

En conclusion, le meilleur conseil que nous pouvons vous donner est de prendre le temps de bien remplir vos gabarits d’importation. Ils peuvent faire la différence entre prendre 10 minutes ou 1 journée pour faire l’importation de vos données.