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Comment ajouter des champs dans Microsoft Dynamics 365

Donc, à la suite de la lecture de notre excellent blogue « Comment créer ou modifier un formulaire dans Microsoft Dynamics 365 », vous avez fait la structure de votre formulaire. Vous êtes désormais rendu à la réflexion à savoir quels champs y intégrer afin d’obtenir les données désirées.

Ce blogue vous montrera étape par étape comment créer un champ et comment l’intégrer à partir d’une Solution. Si vous désirez avoir des détails sur le type de champ et le type de données que l’on peut y insérer, je vous invite à lire le blogue suivant : « Qu’est-ce qu’un champ dans Dynamics 365 ».

Création de champs à l’intérieur de la solution dans Dynamics 365

Comme mentionné dans le blogue « Comment créer une Solution avec Microsoft Dynamics 365 », la bonne pratique veut que vous créiez toutes vos personnalisations à partir d’une Solution. Ceci vous permet de garder une trace de qui a personnalisé votre Dynamics 365. Si vous ne passez pas par la solution et n’identifiez pas l’éditeur de vos personnalisations, Dynamics 365 va donner le préfixe « New » à ces personnalisations. Un bon personnalisateur ou un bon partenaire va toujours utiliser un préfixe qui identifie correctement qui a fait ces ajouts ou ces personnalisations. Par exemple, si vous avez eu le bonheur de travailler avec nous, Gestisoft identifie toujours ces personnalisations avec le préfix « gs ».

Donc, la première étape est qu’il faut cliquer sur le bouton Paramètre et sélectionner Solution.

L’image ci-dessous représente la liste complète des solutions déjà présentes à l’intérieur de votre CRM Dynamics 365. Pour créer nos champs, nous allons utiliser la solution gestionnaire d’événements.

Dans quel formulaire voulons-nous créer ce nouveau champ ?

Nous devons maintenant déterminer à l’intérieur de quelle entité nous voulons intégrer notre nouveau champ. Le champ sera lié à ce formulaire.

Pour la démonstration, nous allons créer ce nouveau champ à l’intérieur de l’entité compte et nous allons le sélectionner.

L’image ci-dessous nous démontre :

Point №1 : C’est l’entité Compte.

Point №2 : Ce sont tous les champs que nous retrouvons à l’intérieur de l’entité compte

Point №3 : C’est ce que nous désirons voir dans la liste des champs disponibles. Vous pouvez voir : tous les champs, les champs personnalisables et les champs que vous avez personnalisés.

Point №4 : Il représente les différentes interactions que vous pouvez avoir avec la liste des champs. Vous pouvez créer un nouveau champ, effacer (X) un champ avec un état non géré, modifier un champ existant et autre action vous permettant d’afficher leur dépendance ainsi que les propriétés gérées. Ces deux dernières seront expliquées plus en détails dans un prochain blogue, car elles demandent un apprentissage en soi.

Donc pour l’exercice, nous allons cliquer sur le bouton Nouveau et nous allons créer le champ Intérêt. Il nous permettra de générer des listes par compte qui serait intéressé de participer à nos événements.

Il est important de noter que si vous créez le champ à l’intérieur du formulaire compte, ce même champ devra être recréé à l’intérieur des autres entités.

L’image ci-dessous présente l’interface de création de champs. Voici une explication point par point de cette interface :

  1. On retrouve le nom complet du champ tel qui paraîtra dans le formulaire.
  2. Ici on détermine si le champ est :
        • Facultatif donc qu’il peut demeurer vide;
        • Contrainte recommandée peut demeurer vide, mais il est fortement suggéré d’être rempli. On peut reconnaitre ce type de champ par une croix bleue;
        • Contrainte obligatoire signifie que le formulaire ne pourra pas être sauvegardé si ce champ demeure vide.
  3. Le nom du champ est l’identification du champ dans la base de données SQL. On peut remarquer que le préfix est « gs », donc ce champ pourra être identifiable comme ayant été créé par Gestisoft.
  4. Cela dit tout : c’est une possibilité de recherche.
  5. La sécurité de niveau champ est l’option de rendre le champ disponible selon le niveau de sécurité de l’utilisateur.
  6. L’audit détermine si ce champ peut être audité.
  7. La description de la fonction du champ.
  8. L’activation du champ dans le filtre global de l’expérience interactive. C’est une interface améliorée du CRM qui permet de maintenir la même expérience de votre CRM sur la disposition des écrans, que vous soyez sur un PC, une tablette ou votre téléphone.
  9. C’est activer la disponibilité que le champ soit trié dans le tableau de bord d’expérience interactive.
  10. Le type de données que nous pouvons utiliser pour le champ. Dans le cas présent nous avons choisi deux options : oui ou non. Pour plus de détails sur le type de données, veuillez-vous référer au blogue « Qu’est-ce qu’un champ dans Dynamics 365 ».
  11. Type de champ. Ici, vous avez le choix entre simple, calculé et cumulatif.
  12. On retrouve les choix que l’utilisateur a pour remplir le champ à deux options. Pour le bien de notre blogue, l’utilisateur a le choix entre non et oui.
  13. L’éditeur de choix. Vous pouvez décider quelle option se présente en premier. Dans le cadre de notre blogue, le non est offert en premier dans la liste de « deux options». Vous pouvez également modifier ces choix.

Lorsque vous avez terminé de personnaliser, n’oubliez pas de sauvegarder votre champ.

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Comment insérer un champ dans un formulaire avec Microsoft Dynamics 365 ?

Donc vous avez créé votre champ « Intérêt ». Il reste maintenant à l’insérer à l’intérieur du formulaire principal Compte. Pour y arriver, il faut tout simplement double-cliquer.

On se retrouve maintenant à l’intérieur de l’éditeur de formulaire. Pour avoir plus de détails sur cet éditeur, je vous invite à visiter notre blogue qui se penche sur le sujet ici : Comment créer ou modifier un formulaire dans Microsoft Dynamics 365

Ensuite, dirigez-vous vers la colonne de droite qui se nomme « Explorateur de champs » et vous retrouverez tous les champs disponibles qui peuvent être insérés dans votre formulaire.

Important à noter : un champ peut être inséré une fois dans l’entête, le corps et le pied de page. Or, une fois inséré, il disparaitra de la liste de l’explorateur de champs.

Vous pouvez filtrer afin que la liste démontre tous les champs ou les champs que vous avez personnalisés.

Deux façons pour insérer le champ dans un formulaire de Microsoft Dynamics 365

La première façon d’insérer un champ dans un formulaire est en le glissant et en le déposant à partir de la liste « Drag and Drop ». Si vous désirez insérer un champ que vous avez personnalisé, mais que vous avez de la peine à le retrouver rapidement, il suffit simplement de choisir le filtre Champs Personnalisés. Sélectionnez ensuite votre champ et glissez-le à l’intérieur du formulaire.

La deuxième façon d’insérer un champ dans un formulaire est de tout simplement cliquer sur la section dans laquelle vous désirez l’ajouter. Comment savoir si vous avez sélectionné la bonne partie? Vous saurez que la section a été sélectionnée au moment où un encadré en bleu apparaitra. Par la suite, il faut tout simplement double-cliquer sur le champ. Celui-ci va s’intégrer automatiquement à la dernière ligne de la section.

En conclusion, lorsque vous décidez de créer ou de modifier un champ, vous devez vous poser les questions suivantes :

  • Quel type d’information je cherche à obtenir?
  • Existe-t-il un champ système qui répond à mes besoins?
  • Est-ce un champ qui doit être rempli de façon obligatoire ou facultative par les utilisateurs?

Ainsi, vous éviterez les nombreux casse-têtes et vous vous assurerez de mettre en place le champ qu’il vous faut pour arriver à votre but. C’est tout simple, mais il faut se poser les bonnes questions!

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