Avez-vous des questions?

10 Critères de sélection essentiels pour le choix d’un ERP

Alors vous êtes tout fébrile à l’idée d’avoir ce nouveau poste de contrôleur et votre premier mandat est certainement de taille. Il vous faudra trouver rien de moins que le meilleur système ERP pour votre entreprise. Oui, le meilleur.

Curieux de voir comment les logiciels ERP ont évolué pendant les dernières années, vous vous rendez rapidement compte que la solution idéale pour votre entreprise est beaucoup plus complexe que vous ne vous l’imaginiez.

Sueurs froides? Étourdissement? Ce n’est pas la grippe, mais bien la tonne d’informations qui vient de vous tomber dessus. Comme une douche froide, vous réalisez le défi à relever.

Vous le savez bien, choisir un ERP représente un investissement important et son impact sur votre organisation peut avoir des répercussions non négligeables à long terme. Mais soyez rassuré, nous avons mis au point, à force d’années d’expérience, une liste de 10 critères essentiels dans le choix d’un ERP.

1er critère pour le choix d’un ERP : vos exigences

C’est de loin le plus important critère pour le choix d’un ERP… et le plus complexe. C’est qu’il vous faut trouver les besoins réels, les fonctions essentielles et les qualités nécessaires à votre ERP. En fait, ce premier critère vous demande de faire un état réel de la situation.

Pour savoir comment choisir son ERP, posez-vous d’abord quelques questions. Quels sont les points faibles de votre système actuel? Est-ce que vos clients (et vos ventes) souffrent, à cause de ces lacunes? Au cours des dix prochaines années, quels sont les projets de votre organisation? Et n’oubliez pas les fonctionnalités qui performent bien dans votre ERP actuel puisqu’il faudrait évidemment éviter de revenir en arrière.

Un peu vertigineux comme portrait? En effet. C’est pourquoi nous vous recommandons de prendre votre temps, de consulter vos collègues et de chercher à avoir le point de vue de tous ceux qui travailleront avec l’ERP : du vice-président aux employés de bureau, en passant par les travailleurs de la production.

Pour faciliter la discussion, préparez des questionnaires et planifiez des rencontres de groupe. Vous parviendrez ainsi plus facilement à un consensus sur les besoins, leurs priorités et les critères pour le choix d’un ERP.

Votre travail consistera ensuite à classer ces priorités : de critiques, à très importantes, à secondaires. Assurez-vous ensuite de trouver un ERP qui répondra à tous les besoins critiques et satisfera la plupart des besoins très importants.

2e critère de choix d’un ERP: votre type d’organisation

Une fois les besoins établis et bien classés, il est temps de faire le point sur votre personnalité organisationnelle et de poser la grande question : mais qui êtes-vous?

Une organisation d’avant-garde avec le vent dans les voiles? Vous n’avez pas peur des nouvelles technologies? Ou vous la définissez plutôt comme conservatrice et stagnante? Comptez-vous 10 employées et employés depuis 10 ans ou êtes-vous à la conquête des marchés internationaux avec plus de 500 employées et employés?

Puisque chaque fournisseur de solutions ERP vous offrira des avantages qui colleront mieux à votre culture, il est toujours bon de se connaître en tant qu’organisation pour mieux savoir comment choisir son ERP.

Votre culture aussi vous éclairera sur vos objectifs, sur votre méthode de travail, sur votre vision à long terme et ceux-ci constitueront des critères de choix pour un ERP qui vous collera à la peau et vous propulsera.

Prenez par exemple un ERP qui se développe uniquement autour des normes comptables généralement reconnues, il conviendra à bien des entreprises, mais pas à vous, si vous cherchez à améliorer votre service à la clientèle en vous fiant sur votre système pour gérer vos contacts et relations afin de gagner la prochaine commande.

C’est donc le temps d’affronter les grandes questions et de trouver votre personnalité en affaires pour savoir comment choisir votre ERP.

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3e critère de choix d’un ERP : le coût

On n’aurait pu éviter la question encore bien longtemps parce qu’il faut la poser malgré l’inconfort et les palpitations qu’elle peut engendrer : combien ça coûte? Véritable question à un million de dollars, elle n’en demeure pas moins fondamentale.

Et comme si on n’avait pas assez déjà fait de mathématique pour la journée, on peut même pousser le calcul jusqu’à se demander le coût total de possession pour la prochaine décennie, le coût d’implantation, le coût d’acquisition, de formation et il ne faudrait surtout pas oublier le coût des mises à jour.

Avez-vous le vertige? Moi, oui! Mais vous serez d’accord, les questions les plus ennuyeuses sont bien souvent les plus importantes. Parce que tous ces chiffres vous éclaireront sur votre décision, mais aussi vous permettront de dresser un portrait à long terme afin de savoir comment choisir votre ERP.

Ce que vous devrez évaluer et analyser c’est le retour sur investissement que vous espérez, en comptant les économies d’opération et l’amélioration des ventes. Un système ERP devrait être un tremplin pour votre entreprise, pas un poids à traîner. C’est pourquoi il faut faire confiance aux chiffres pour vous donner l’heure juste, ils sont d’excellents critères pour le choix d’un ERP.

4e critère de choix d’un ERP : l’adoption des utilisateurs

Évidemment, la facilité ou la difficulté d’adoption pour vos utilisateurs jouera grandement dans les critères de choix d’un ERP parce que vous devez vivre avec pour les années à venir.

Évaluez le degré de littératie technologique au sein de votre entreprise, cherchez à savoir si vos collèges sont prêts à faire face à ce changement.

Parce que vous devrez d’abord leur vendre l’idée de changer d’ERP, vous devrez les convaincre des avantages de ce nouvel outil, mais ils devront aussi, par la suite, adopter le système, les écrans, les fonctionnements. Et bien que le nouvel ERP devra leur faciliter la vie, l’adoption d’un ERP est bien souvent une étape qui requiert du temps et beaucoup de formation. Soyez-en conscient lorsque vous cherchez comment choisir votre ERP.

Soyez préparé à cela en choisissant non seulement un ERP qui pourra être adopté par l’ensemble de votre entreprise, mais qui sera fourni par un revendeur ERP capable de vous supporter pendant cette étape.

5e critère de choix d’un ERP : l’agilité et la flexibilité

Quand on parle d’un système agile et flexible, ce n’est pas qu’il est champion mondial de gymnastique, mais qu’il s’adapte bien à court et à moyen terme à votre développement.

Un bon ERP pourra s’adapter à l’inconnu, à ce que vous n’avez pas prévu, à ce qui vous attend au bout de votre route. La perte d’un gros client? La nouvelle phase de développement? Un nouveau produit?

Demandez-vous si votre ERP pourra vous suivre là où vous déciderez d’aller et vous saurez mieux comment choisir votre ERP.

Toujours confus face à votre ERP et comment l’évaluer? Consultez notre guide d’évaluation.

6e critère de choix d’un ERP: la durabilité

Comme mentionné ci-dessus, un système ERP est un investissement et qui dit investissement, dit survivre au temps. C’est pourquoi il faut se questionner sur sa durabilité en cherchant à savoir si la solution est développée par un seul programmeur? Est-elle implantée dans plusieurs sociétés? Consultez les avis afin de vous garantir de savoir comment choisir votre ERP.

7e critère de choix d’un ERP : le soutien et l’assistance

Un critère fondamental pour faire le choix d’un ERP, mais aussi d’un bon revendeur ERP, c’est de penser au futur. Peu importe vos projets, vos buts et vos embûches imprévisibles, il vous faudra un soutien pour traverser ces épreuves avec des solutions bien réfléchies et un expert à vos côtés.

Prenez donc le temps d’évaluer les options de soutien offertes par le développeur de la solution. Que pouvez-vous faire en cas d’urgence? Des mises à jour? Des erreurs de programmation?

Assurez-vous donc d’avoir un soutien à distance disponible durant vos heures ouvrables et d’avoir une bonne relation avec votre revendeur ERP puisqu’il sera présent aussi longtemps que votre ERP dans votre entreprise.

L’implantation d’un ERP peut être stressante, c’est pourquoi nous vous proposons un diagnostic gratuit avec un de nos conseillers experts.

8e critère de choix d’un ERP : votre réseau ou le Cloud ?

Évidemment, avec l’arrivée du Cloud ERP, où votre ERP est hébergé sur le Cloud, il est important de vous interroger sur les besoins de votre entreprise pour savoir comment choisir votre ERP.

Si vous choisissez d’héberger votre ERP sur votre réseau, il faudra vous assurer que vos infrastructures le permettent. Pour vous faciliter la vie, votre revendeur ERP devra vous fournir les prérequis techniques et ensuite vous n’aurez peut-être qu’à ajouter la mémoire ou changer quelques postes désuets.

Vous avez choisi d’héberger votre ERP sur le Cloud? Sachez qu’en temps normal votre fournisseur assurera l’entretien, les mises à jour et la sauvegarde des données. Assurez-vous que votre ERP est hébergé dans un lieu sécuritaire sur des serveurs robustes.  Cherchez aussi à savoir si le Cloud choisi conviendra à vos besoins et qu’il performera tel que souhaité.

Si vous utilisez déjà le Cloud pour d’autres services comme pour votre CRM, il est primordial de pouvoir exporter et importer les transactions et que vous soyez en mesure de gérer toutes les données avec vos outils et programmes.

Et pour le coût? Il faut savoir qu’avec le Cloud, vous n’aurez pas à investir pour mettre à jour votre système comme avec l’option d’héberger votre ERP sur le réseau. Le coût d’entrée est donc moindre, mais il peut grimper rapidement en ajoutant des utilisateurs, de l’espace et des services requis.

Enfin, bien que vous ayez l’avantage de pouvoir travailler n’importe où, n’importe quand avec un ERP Cloud, il est primordial de vous assurer que vos données soient cryptées et que vous restiez propriétaire des données en cas de litige, puisque c’est un critère fondamental pour le choix d’un ERP.

9e critère de choix d’un ERP : votre industrie

Votre industrie demande peut-être des éléments particuliers, a peut-être besoin d’un ERP spécialisé. Pour vous assurer de faire le bon choix d’un ERP, un critère important est d’être certain que votre ERP s’adapte à votre industrie. Certains sont très spécialisés alors que d’autres peuvent convenir à un spectre très large.

Pour arriver à trouver le bon, faites d’abord le tour de vos collègues dans l’industrie et de compagnies similaires pour connaître leur ERP. Pour savoir comment choisir votre ERP, pensez aussi à simuler un cycle d’affaires avec votre revendeur pour voir si l’ERP préféré convient parfaitement à vos besoins. Vous pourriez être surpris des résultats!

10e critère de choix d’un ERP : l’intégration

Avez-vous remarqué combien d’outils vous utilisez au quotidien? Avez-vous l’impression que votre journée de travail est une suite logique de programmes qui s’alternent et se complètent? Eh bien avec un ERP, plusieurs systèmes peuvent s’intégrer et importer ou exporter les données des uns et des autres.

Pour qu’une solution ERP s’intègre bien dans votre quotidien, il faut qu’elle soit capable de communiquer avec certains, sinon la totalité de vos autres services comme votre CRM, votre système de paie, etc. C’est un critère essentiel pour faire le bon choix d’ERP.

Vous éviterez ainsi de devoir entrer des données en double, de faire des erreurs, de répéter certaines tâches ou même des délais pour certains rapports importants. Vous verrez, votre vie en sera grandement améliorée et ce facteur contribuera à l’adoption à long terme de votre ERP, puisqu’il sera cohérent avec votre vie au travail.

Retrouvez toute l’information sur les critères à évaluer afin de choisir le bon ERP juste ici.

Voilà donc 10 critères de choix pour un ERP qui s’adaptera à votre entreprise et qui vous offre une solution gagnante à long terme. Avec ceux-ci, vous serez certain de savoir comment choisir votre ERP. Si vous trouvez un ERP qui répond à tous ces critères, vous pourrez être assuré d’avoir placé votre entreprise sur le chemin de la réussite pour les années à venir. Et c’est, selon moi, le genre de défi réussi qui mérite une mention d’employée ou employé du mois!

source: http://www.erpfocus.com/ten-essential-erp-selection-criteria-2640.html

Comments

Pierre

Bonjour Monsieur Piette,

Etant actuellement étudiant en Master et réalisant un mémoire sur le sujet développé dans cet article, j’aimerai si vous l’acceptez échanger avec vous sur ce sujet et vous poser quelques brèves questions.

Dans l’espoir de communiquer avec vous,
PSC.

07/02/2018

Frederic Charest

Bonjour Pierre,

Nous serons ravis de répondre à vos questions et de vous aider dans votre mémoire.

Si vous souhaitez m’envoyer vos questions, je peux trouver une ressource à l’interne pour y répondre.

Sincèrement,

Frédéric

07/02/2018