Votre projet ERP sera-t-il un succès?

Votre entreprise est en croissance? Félicitations, beau travail!

Maintenant que vous êtes sur cette lancée, les outils que vous et votre équipe utilisez à tous les jours pour livrer la marchandise, sont-ils aussi efficaces qu’ils le devraient pour vous appuyer dans cette croissance? Hum, plus vraiment…

Cependant, vous savez qu’il y a une meilleure manière de faire : vous allez remplacer tous ces logiciels disparates par un système intégré (ou un « ERP », comme le marché aime appeler ce type de solution)!

Alors, votre projet ERP sera-t-il un succès?

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Lors des discussions que nous avons avec les responsables d’entreprises sur leur projet ERP, nous rencontrons rarement des gens ayant établis – dès le départ – comment ils jugeront le succès de leur projet d’implantation lorsqu’il sera complété. Les ERP sont des solutions complètes qui incluent de nombreuses composantes : comptabilité, inventaire, entrepôt, fabrication, commerce électronique, etc. Il y a effectivement beaucoup d’éléments et d’aspects que vous verrez au fil des discussions avec les différents fournisseurs. Pourrez-vous déployer le tout dès le départ? Peut-être pas!

Alors, avant d’en parler à qui que ce soit, fermez la porte de votre bureau et posez-vous la question : quelles sont les 3 choses que je veux vraiment changer dans mon futur système intégré? Seulement 3, pas 12! Par exemple, obtenir mon rapport de ventes détaillées tous les jours (plus besoin d’attendre 2 jours que les données soient compilées…), voir en temps réel les niveaux d’inventaire quand je parle à mes clients (plus besoin d’aller chercher dans l’entrepôt…) ou être capable de planifier mes achats afin de produire et de livrer à mes clients dans les délais demandés (et non d’espérer que notre gros fichier Excel soit à jour…).

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Vous les avez? Parfait. Maintenant, combien de gains ou d’économies vais-je réaliser par année grâce à cette nouvelle façon de faire? Pas certain? Prenez le temps de regarder à l’interne ce que ce manque d’efficacité représente annuellement pour votre entreprise. Posez simplement la question à vos collègues : combien de temps passes-tu par semaine sur ce rapport? Combien de temps nos 4 gars d’entrepôt prennent pour la prise d’inventaire à tous les mois? Quel sont les coûts de livraison additionnels liés aux ruptures de stock? Vous serez surpris…

Un autre avantage d’avoir établi dès le départ ces facteurs clés de votre projet, est le fait qu’ils vont vous assurer de garder le focus tout au long du projet. Souvent, lorsqu’on entend qu’un projet à dépasser le budget ou dépasser les délais, c’est la gestion du projet qui a été au cœur du problème. (N’oubliez pas de prévoir quelqu’un qui sera responsable de votre part de la gestion durant le projet, ce projet est un projet d’équipe, vous avez votre rôle à y jouer.)

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Ainsi, 6 mois après la fin du projet, vous pourrez vraiment évaluer si votre projet a été un succès et si vous avez réalisé la valeur que vous vouliez obtenir avec votre nouveau système (par exemple : le temps sauvé sur les prises d’inventaire et autres activités, nous a permis de rentabiliser le système en 8 mois). Surtout, n’oubliez pas de faire cette évaluation.

Bon succès!

P.S. – Ces 3 premiers objectifs d’amélioration ne sont pas une fin en soi, mais bien le début d’un processus qui se veut d’amélioration continue. Puisque votre entreprise évolue au fil du temps, votre système de gestion se doit d’évoluer avec lui. Vous pourrez alors établir 3 autres priorités à améliorer dans votre nouveau système (qui est maintenant intégré, ce qui représente un gros bénéfice). Si vous avez fait le bon choix de partenaire, lors de l’implantation originale (des gens avec qui vous êtes à l’aise de travailler), ils seront en mesure de vous donner une image claire de la valeur que vous pourrez retirer des futures améliorations, au succès qu’aura déjà connu votre projet ERP.

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