Vive la gestion d’inventaire!

Bonne nouvelle! Ce nouveau gros client que vous travaillez depuis plus de 6 mois vous a enfin placé sa première commande! Vous avez réussi à vous démarquer de la concurrence et mettre de l’avant la qualité de vos produits et de votre service. Félicitations pour cette belle réussite!

Il vous faut maintenant préparer l’assemblage, la fabrication ou la livraison de cette première commande afin de consolider cette importante relation et de confirmer à votre nouveau client qu’il a fait le bon choix. Le temps presse. Vous consultez votre système de comptabilité qui vous indique tout de suite que vous n’avez pas l’inventaire nécessaire. IMPOSSIBLE! Encore ce matin, vous avez vu dans votre entrepôt des palettes du produit en question récemment livrées.

Une fois de plus, votre système de gestion ne reflète pas la réalité courante de vos opérations. Vous devrez encore forcer une transaction plus ou moins bidon en sachant que vous aurez probablement à la corriger plus tard…

Les systèmes de gestion d’entreprise d’entrée de gamme offrent souvent des limitations dans la gestion des inventaires (par exemple, reconnaître qu’on a l’inventaire disponible, seulement quand on saisit la facture de notre fournisseur) ce qui alourdit vos processus, vous force souvent à saisir l’information plus d’une fois et à faire beaucoup de gestion à l’extérieur du système (une chance qu’on a Excel!). Sans parler de la nécessité de faire des décomptes régulièrement afin d’avoir une vision claire et précise de son inventaire.

Les systèmes de gestion intégrés (ERP, en anglais) vous offre une gestion plus complète de vos inventaires à l’intérieur même du système (adieu Excel) :

  • Vous pouvez établir des niveaux de stocks minimaux afin de ne pas être surpris par des inventaires manquants (le système vous propose alors de placer une commande de restockage);
  • Les commandes d’achat que vous aurez placé auprès de vos fournisseurs pourront être utilisées par vos gens d’entrepôts pour faciliter la réception (nul besoin de tout entrer à nouveau);
  • Vous aurez un meilleur contrôle quand viendra le temps de payer votre fournisseur en comparant le montant de sa facture avec le bon d’achat déjà dans le système, et avec les quantités reçues (cela évite les erreurs coûteuses);
  • Un bon système vous permettra aussi de réserver des inventaires que vous n’avez pas encore reçus pour une commande spécifique d’un client afin de vous assurer que vos clients les plus importants seront traités en priorité (améliorant le service auprès de vos clients).

Le fait de pouvoir utiliser un même système pour que chaque employé indique le traitement de sa part du processus (achat, réception, payable, livraison, facturation, etc.), vous permet d’avoir une vision précise et en temps réel de vos inventaires et vous évite les demandes, généralement urgentes, du style « peux-tu t’occuper de cela maintenant, je ne peux pas faire… ».

Votre système actuel ne vous supporte peut-être pas correctement dans vos activités quotidiennes reliées à la gestion des inventaires. Un système de gestion intégré améliorera rapidement votre efficacité, vous donnera une image précise – en temps réel – de vos stocks et vous fera vous exclamer : Vive la gestion d’inventaire!

Laisser un commentaire