Résistance à l’ERP sans papier – Partie 2

Nous avons vu, dans un précédent billet, qu’il y a souvent dans les entreprises de la résistance à adopter l’ERP sans papier. Afin de vous aider à surmonter ces difficultés, cinq approches sont suggérées :

 

  1. Déployez l’ERP sans papier dans sa forme originale, sans personnalisation. Souvent, les entreprises impliquent trop d’employés dans la planification d’un système ERP sans papier; chaque individu recommande des fonctions personnalisées qui partent d’un processus archaïque à base de papier pouvant compliquer sérieusement l’implantation. Essayer de comprendre toutes les nuances des décennies de développement de processus et d’automatisation au sein de l’organisation peut différer un retour sur investissement de l’ERP sans papier, par mois ou même années.

    Au lieu de cela, choisissez un fournisseur fiable qui connaît votre industrie, votre environnement et votre plate-forme ERP spécifique et qui a déjà déterminé les meilleures pratiques qui devraient être intégrées dans la solution ERP originale. Simplement en abordant 4% des problématiques de l’entreprise avec cette solution clés en main, vous devriez être en mesure de résoudre 50% des problèmes organisationnels des comptes fournisseurs (AP) sur papier dans les 30 premiers jours après la mise en œuvre et de réaliser des avantages réels et tangibles.

  2. Rampez avant d’essayer de marcher, courir ou voler. Ne soumettez pas votre service des comptes fournisseurs (AP) à un énorme changement de tous leurs processus à la fois. Commencez par les bases, assurerez-vous que les documents papier soient numérisés dans le système, où ils peuvent être gérés, stockés et acheminés beaucoup plus facilement qu’avec le papier. Vous pouvez encore budgéter pour développer des fonctionnalités plus sophistiquées, mais ne les mettez pas en œuvre au début ou vous mettez en péril la possibilité d’accroître l’efficacité immédiate de l’ensemble du système. De nombreuses solutions permettent des installations simples, de base. La clé est de trouver une solution ERP sans papier qui peut faire avancer progressivement ses fonctionnalités dont vos employés sont prêts à numériser et automatiser les fonctions supplémentaires.
  3. Ne confondez pas l’ERP sans papier avec le «bureau sans papier». Évitez les insinuations voulant que les employés ne soient plus jamais en mesure d’utiliser du papier. Il existe des solutions qui recréent des documents papier sous une forme différente, mais les employés doivent toujours se sentir libre d’imprimer des documents à apporter avec eux à une réunion ou tout simplement pour imprimer un rappel. Les gens auront toujours besoin de travailler avec du papier, mais le papier doit être le complément de documents numériques, et non l’inverse. Les procédés numériques permettent d’accéder à l’information qui se trouve sur le papier, l’acheminant et le contrôlant au cours du processus des comptes fournisseurs (AP) plutôt qu’à la fin du processus.
  4. Ne compliquez pas votre relation avec les fournisseurs utilisant le papier. Si vous êtes un détaillant mondial majeur, vous pourriez avoir assez d’influence sur les fournisseurs utilisant le papier pour les convaincre de soumettre leurs informations de facturation via une méthode sophistiquée comme l’Échange de Données Informatisées (EDI), que la plupart des organisations de production et de distribution du marché intermédiaire ne font pas. Avec un système ERP sans papier cependant, tout ce qui est nécessaire, est pour le vendeur d’envoyer la facture aux comptes fournisseurs (AP) dans un format PDF, en pièce jointe à un courriel. Tout document créé avec une version récente de Microsoft Word peut être enregistré en format PDF en quelques clics. Une fois que la solution reçoit le PDF, le document peut être facilement et précisément indexé automatiquement et géré, acheminé et approuvé numériquement.
  5. Évitez la résistance des approbateurs dans d’autres départements en gardant le processus normalisé. Fréquemment, les approbateurs veulent remanier le processus pour le simplifier au-delà de l’étape qu’ils devraient. Par exemple, si un processus personnalisé requiert qu’ils utilisent seulement leur PC de travail ou un réseau spécifique, les employés peuvent trouver qu’ils l’ont eux-mêmes «simplifiés» en accès limité. Si, toutefois, l’accès à l’ERP sans papier est disponible via le Web, ils n’ont pas besoin de s’inquiéter de la maintenance des différents logiciels pour les approbations occasionnelles en dehors du bureau, et peuvent utiliser les appareils mobiles simples pour approbation. Avec les clichés facilement consultés et les diagrammes en temps réel, les graphiques et les tableaux de bord, ERP sans papier offre aux gestionnaires et aux cadres supérieurs plus de visibilité dans l’entreprise.

Il y a toujours un acte d’équilibre lors de l’examen des besoins de votre organisation en pleine croissance, avec ceux de vos employés. Mais à long terme, une solution ERP sans papier, en particulier, prend en charge votre croissance, tout en rationalisant les responsabilités des employés afin qu’ils puissent saisir de nouvelles et plus intéressantes opportunités au sein de l’organisation, ce qu’ils n’auraient jamais eu – ni le temps ou l’accès – autrement.

Si vous désirez discuter davantage de ces approches ou du système ERP sans papier, n’hésitez pas à communiquer avec nous.

 

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