Repérer les comportements destructeurs chez vos utilisateurs de système

La collecte d’informations figure au premier plan des stratégies d’entreprises, car elle permet de prendre des décisions d’affaires éclairées. Elle renforce, entre autres, la relation client permettant de mieux cibler leurs attentes et de prédire les comportements d’achats. Le cœur des systèmes intégrés est le partage des données, toutefois, le meilleur système jamais construit ne sera jamais performant si on y entre des données erronées. Si les utilisateurs ne sont pas sensibilisés à l’importance de leur rôle dans cette chaîne d’information, cela entrainera d’énormes pertes pour votre entreprise. Dans cet article, je vous présente quelques comportements destructeurs que j’ai observés chez les utilisateurs de système.

Ne pas voir plus loin que le bout de son nez

Certains utilisateurs ont tendance à ne penser qu’à eux lorsqu’ils travaillent.

Qu’est-ce que ça change si je n’ai pas mis à jour les données de mes clients ?

Qu’est-ce que ça change si je n’inscris pas la devise que j’utilise dans ma soumission?

Qu’est-ce que ça change si j’ai inscrit deux fois le même produit?

Parce que moi, je sais ce que j’ai fait.

Lorsqu’il n’y a pas de contrôle sur les données saisies dans un système, on se retrouve avec des doublons, des données manquantes et erronées. En utilisant des systèmes intégrés, il est essentiel de garder en tête que l’objectif principal est de partager l’information en la rendant disponible à tous. Plus l’information utilisée sera pertinente, plus les actions qui en découlent seront efficaces.

Imaginez que vous êtes un directeur marketing désirant envoyer par la poste des brochures publicitaires à vos clients. Vous entrez dans votre système, créez une liste de clients à contacter et faites sortir toutes les informations pertinentes pour l’envoi. En observant de plus près, vous remarquez que tous les clients ont le même code postal : HOH OHO.

Je veux ici vous démontrer que l’information est précieuse. Il n’y a rien de plus frustrant que de ne pas pouvoir travailler à cause d’une erreur stupide et volontaire. Il faut sensibiliser les utilisateurs des systèmes informatiques dès leurs premières utilisations. Leur présenter une vision globale du système est une bonne façon de montrer la valeur ajoutée de leurs actes. Afin d’impliquer les utilisateurs dans le processus, mettez à leur disposition une plateforme où ils pourront poser leurs questions et partager des informations sur le système. Ceci permettra, par le fait même, d’apporter des modifications à votre système pour qu’il réponde davantage aux besoins des utilisateurs.

Cacher l’information

Certaines personnes ont tendance à penser que la valeur de leur travail se mesure à sa rareté : « Si personne d’autre n’est capable de le faire, je suis certain de garder ma place ». C’est complètement destructeur de penser ainsi. La valeur de son travail se mesure plutôt par la création de valeur ajoutée. Plus ton travail est en évolution, plus il s’adapte et combine le travail des autres, plus il est indispensable.

Changez le modèle traditionnel de gestion en créant dans vos équipes de travail une ambiance de partage et d’innovation. Pour vous aider, repérez des « leaders  positifs » du partage d’informations. Ces personnes doivent être sélectionnées pour leurs habiletés à communiquer une vision, pour leur souci d’amélioration et pour leur ouverture aux idées des autres. Elles seront des personnes ressources pour la mise en place de vos changements. Valorisez le travail en équipe et misez sur la capitalisation de l’intelligence collective pour faire grandir votre entreprise.

Pour maintenir ce modèle, il faut mettre en place une méthodologie de classification des documents efficace et utilisée de tous. La gestion documentaire peut être parfois ardue si tout le monde n’y adhère pas. Ne faites aucun passe-droit et demandez à tout le monde de s’y tenir, sans exception. Les utilisateurs qui gardent leurs fichiers sur leur bureau doivent arrêter d’être égoïstes et prendre la bonne habitude d’enregistrer leurs documents dans un environnement partagé.

« Partager c’est collaborer »

Croire que les données ne mentent jamais.

Gardez en tête qu’une machine exécute, tandis qu’un humain analyse et conseille. Le système n’est qu’un outil et il supporte l’analyste. Je partage donc avec vous un conseil que j’ai récemment reçu :

« Il faut toujours douter des informations et questionner les données que l’on traite. Ne jamais prendre pour acquis. »

La première erreur est d’assumer que l’information est bonne, car il est très facile de faire une erreur de calcul, d’inverser deux colonnes ou de lire la mauvaise donnée. En fait, ce n’est pas que les données mentent, c’est qu’elles ne sont qu’un outil, qu’une ressource brute. Il faut les traiter, les organiser et les analyser, et surtout les adapter aux contextes d’entreprises. Améliorez vos performances avec des données systèmes précises afin d’éviter le syndrome du « garbage in, garbage out ». Ce syndrome connu dans le milieu informatique, illustre que si l’analyse des besoins et les données derrière votre système sont inexactes et erronées, inévitablement les résultats seront mauvais. Pour éviter ce syndrome, posez-vous les questions suivantes :

Qu’est-ce que je cherche à expliquer? 

Quelles informations ai-je besoin d’expliquer?

Est-ce que ce champ ou cette donnée est utile à mon analyse? 

Faites ainsi un tri de vos données et sélectionnez des indicateurs pertinents pour vos analyses. Pour une gestion efficace des systèmes intégrés, misez sur l’implication des utilisateurs afin qu’ils comprennent leur rôle dans cette chaîne. Créez un modèle d’entreprise basé sur le partage de l’information, en mettant de l’avant la création d’une intelligence collective. Enfin, assurez-vous d’avoir des données précises en insérant des règles d’affaires lors des entrées de données, en assurant un audit sur ce qui est inscrit. Rendez ainsi vos données systèmes pertinentes, utilisables et d’une réelle valeur ajoutée pour votre entreprise.

 

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