Peut-on se passer des tableaux de bord (Dashboard)?

Négligence

Introduction sur le tableau de bord de gestion (ou dashboard)

Prendriez-vous la route avec une voiture sans tableau de bord (ou dashboard) ? Sans connaître, entre autres, votre niveau d’essence, risquant ainsi de vous retrouver en panne au milieu de la route et être possiblement la cause d’un embouteillage monstre?

 

On prend souvent le tableau de bord de notre auto pour acquis, on s’en sert constamment sans même s’en rendre compte. Ses indicateurs récapitulent l’état actuel, en direct, de plusieurs fonctions de notre véhicule alors que d’autres indicateurs sont plus discrets et ne se manifestent que lorsqu’il y a un problème (défaillance des freins, insuffisance de la charge de la batterie, surchauffe du moteur, …).

La conduite automobile et celle d’une entreprise

En entreprise, un tableau de bord de gestion est tout aussi utile pour garder un œil sur les aspects importants de vos opérations qu’un tableau de bord dans la conduite d’une automobile.

Tableau de bord de gestion - Dashboard

Cependant, l’avantage d’un tableau de bord de gestion est que vous pouvez le modifier à votre guise selon les objectifs et particularités de l’entreprise.  Et plus encore, chaque gestionnaire de l’entreprise peut paramétrer son propre tableau de bord en fonction des besoins spécifiquement reliés à ses fonctions et responsabilités.

Prévenir un problème potentiel

Gérer une entreprise avec ses états financiers, c’est un peu comme conduire son auto seulement avec l’aide de ses rétroviseurs. En utilisant adéquatement un tableau de bord, vous obtenez beaucoup plus rapidement les informations pertinentes à votre prise de décision comparativement aux informations des états financiers qui arrivent souvent 5 à 10 jours après que le mois soit terminé.

Le tableau de bord vous permet de réagir pendant le mois en cours, et d’éviter les catastrophes de fin de mois. Le principal et le plus important message à retenir de ce billet, est que le tableau de bord est votre allié pour une gestion éclairée et proactive de votre entreprise.

Préparer rigoureusement la vigie

Surveillance tableau de bordAvant de construire un tableau de bord, vous devez avoir une réflexion sur les aspects de votre gestion à mettre en mode de haute surveillance.

  • Votre équipe de vente atteint-elle ses objectifs ?
  • Les représentants sont-ils, sans le savoir, en train de perdre des clients importants de votre entreprise ?
  • L’équipe des achats réussit-elle à obtenir les marchandises essentielles à la production, à temps, à un prix compétitif et en bon état ?
  • Le taux de roulement de vos inventaires de produits périssables est-il en-dessous du seuil critique ?

Ensuite, pour chacun des aspects relevés, vous devrez identifier les sources d’informations à votre disposition, puis vous assurer que l’information divulguée sera exacte, rapide à obtenir et nécessitant un minimum de manipulations.

Les informations du tableau de bord peuvent provenir du système comptable ou d’une autre base de données (un CRM, par exemple), d’un système manufacturier, ou même d’une source externe reliée à votre industrie. Des informations importantes et non monétaires peuvent également être divulguées par le tableau de bord, comme par exemple le nombre de commandes passées, le nombre d’heures supplémentaires réalisées, le nombre de notes de crédit émises, etc.

Si l’information doit être traitée manuellement dans votre tableau ou qu’elle vous parvienne plusieurs jours après le fait, ou que son coût à obtenir est élevé, son utilité diminuera considérablement car votre rapidité de réaction en sera elle aussi diminuée.

Au moment de votre réflexion sur les aspects à mettre en surveillance, et sur les sources d’informations qui alimenteront votre surveillance, il se peut que vous ayez à réviser certaines méthodes de travail. Par exemple, si le responsable des approvisionnements n’entre ses réceptions de marchandise qu’une fois par mois, il sera bien difficile d’avoir un œil sur les inventaires et les achats dans un tableau de bord qui doit divulguer l’état de la situation actuelle, en temps réel…!

Bien réfléchir avant de paramétrer le tableau de bord (dashboard)

réflexion-2Rappelez-vous l’image du tableau de bord d’un véhicule automobile.

Un tableau de bord  (ou dashboard) présente les informations en temps réel, et se concentre sur les indicateurs les plus significatifs afin de demeurer concis.

De quelle façon l’information devrait-être présentée dans le tableau de bord? En colonnes de chiffres avec des variations en pourcentage? Avec des graphiques ou avec des segments?…  Il n’y a vraiment  pas de limites avec les outils et les applications informatiques dont on dispose aujourd’hui!

Et n’oubliez pas… Le tableau de bord de gestion est votre allié pour une gestion éclairée et proactive de votre entreprise!

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