Parlons gestion des devises multiples et réévaluation!

Multi-devisesIl est essentiel de bien maîtriser la gestion des devises dans votre système ERP. La plupart des systèmes ERP disponibles permettent la gestion d’au moins deux devises, et souvent plus.

La gestion des devises comporte généralement les composantes suivantes:

  • Gestion des taux
  • Réévaluation des comptes au grand livre
  • Réévaluation dans les comptes clients/fournisseurs

Il faut prévoir l’ajout de comptes au grand livre pour le traitement des gains ou des pertes non réalisés, provenant des réévaluations (comptes de bilan), et les gains ou les pertes réalisés, provenant des transactions de paiements et encaissements (comptes de résultats).

Chacun des comptes du grand livre doit être codifié comme compte multi-devises lorsque des transactions en devises étrangères y seront reportées, par exemple un compte de banque en dollars américains (USD) pour une compagnie dont la devise fonctionnelle en dollars canadiens (CAD).

Lorsqu’un compte est défini comme compte multi-devises, on peut le codifier également pour la réévaluation, selon qu’on veut qu’il soit traité ou pas lors d’une réévaluation périodique.

Gestion des taux :

Toutes les devises sont généralement disponibles dans le système ERP et elles portent le code de devise reconnu à l’international et ses particularités au niveau de la présentation (symbole, décimales, etc).

En général, différents types de taux de change peuvent être configurés, par exemple pour le taux moyen, le taux historique ou encore le taux du jour. Les taux de change appropriés devront être maintenus pour chacun de ces types de taux selon la fréquence désirée, par exemple : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou autre.

La plupart des systèmes ERP permettent de télécharger les taux à partir d’un site web.

Chacun des types de taux devra être codifié en fonction de l’utilisation d’une date exacte, antérieure ou ultérieure. À titre d’exemple, lorsque l’on fait la maintenance des taux sur une base mensuelle, on aura tendance à utiliser une date antérieure afin que le taux affiché pour la transaction – s’il n’est pas disponible le jour même – soit celui de la date antérieure la plus proche.

On doit également spécifier si le taux de change sera utilisé comme multiplicateur ou diviseur, lors du calcul de l’échange sur une transaction.

Il est possible, en tout temps, de spécifier manuellement le taux à utiliser, par exemple lors de transactions bancaires. Il est également possible de limiter l’écart entre ce taux manuel et le taux proposé en spécifiant un écart maximum toléré.

De façon générale, les gains ou les pertes sur échange sont calculés en fonction du taux utilisé au moment de la transaction, en comparaison avec le taux en vigueur lors du paiement ou de l’encaissement (ou réalisation) de la transaction. Ce sont des gains ou des pertes réalisés qui sont normalement affectés aux résultats.

Réévaluation des comptes au grand livre :

Le processus de réévaluation des comptes du grand livre se fait périodiquement, habituellement à chaque mois, pour ajuster la valeur de chaque compte en fonction du taux de fin de mois. On peut réévaluer une ou plusieurs devises au choix.

Le système compare le taux utilisé lors de la saisie de la transaction avec le taux de fin de mois, pour calculer un gain ou une perte sur échange. Ces calculs feront l’objet d’une écriture de grand livre qui sera renversée dans le mois suivant. Ce sont des gains ou des pertes non réalisés qui sont normalement affectés au bilan.

Il faut noter que lorsque la réévaluation des comptes clients et des comptes fournisseurs est faite dans le grand livre, on ne doit pas utiliser la réévaluation dans les modules auxiliaires. Inversement, si la réévaluation est faite dans le module auxiliaire, on doit codifier les comptes contrôle comme non réévalué au grand livre.

Réévaluation dans les comptes clients/fournisseurs :

Le processus de réévaluation, dans les auxiliaires des comptes clients ou comptes fournisseurs, se fait périodiquement, habituellement à chaque mois, pour ajuster la valeur des comptes clients ou des comptes fournisseurs, en fonction du taux spécifié lors de la réévaluation.

Chaque transaction en devise étrangère impayée est réévaluée en comparant le taux utilisé originalement lors de la saisie de la transaction, au taux spécifié au moment de la réévaluation. Ces calculs feront l’objet d’une écriture de grand livre qui sera renversée dans le mois suivant.

Il faut noter que l’auxiliaire des comptes clients ou des comptes fournisseurs n’est pas affecté puisque cette écriture est renversée au GL.

Pour discuter davantage de ces fonctionnalités disponibles sur votre système ERP, n’hésitez pas à communiquer avec nous.

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