Ordres et associations : devenez maîtres jongleurs!

Un gestionnaire d’un ordre ou d’une association doit travailler à la manière d’un jongleur sur un fil de fer : il se doit d’avoir des yeux partout et parvenir à accomplir quotidiennement des tâches de tout acabit peut rapidement représenter un défi colossal. Nous n’avons qu’à penser au suivi des comptes en souffrances, à la tarification selon le statut ou selon la période de l’année, à la communication efficace avec les membres, au suivi des demandes par courriel ou téléphone, etc. À ce rythme effréné, il est donc malheureusement normal que des balles soient échappées de temps à autre.
Les solutions de gestion intégrées permettent de gérer plusieurs aspects de la gestion d’une organisation en un seul logiciel. Aucun aspect n’est négligé et les employés peuvent consulter les données en temps réel sur les membres ainsi que toutes les activités qui leur sont liées. La mise à jour de la majorité des informations par les membres eux-mêmes et l’intégration de toute l’information en un seul endroit permet de libérer du temps pour garder vos yeux partout et jongler avec les différents dossiers plus efficacement et en toute quiétude.

L’exemple du renouvellement

Le renouvellement des membres est sans doute un processus central à tout ordre ou organisation, si bien que certains employés doivent y consacrer d’innombrables heures : mise à jour des informations personnelles, comptabilisation des heures ou unités de formation continue, envoi d’avis aux membres, gestion des paiements, etc. Les employés peuvent donc entrer l’information dans plusieurs logiciels ou fichiers, probablement structurés par grands thèmes :

La plus grande force d’un système intégré de gestion réside dans ses grands thèmes qui travaillent ensemble et de pair avec le portail web des membres. Voyons comment ce processus se matérialise avec le processus de renouvellement annuel en trois grandes étapes :

Cibler

La solution intégrée de gestion Gestisoft OAP permet, en un seul clic, de faire la liste de tous les membres en règle à un temps donné. Ensuite, il est possible de créer les accès en lot au module de renouvellement sur le portail sécurisé des membres.

Communiquer

Les membres peuvent maintenant procéder au renouvellement, mais il faut à présent les aviser et leur donner quelques indications. L’option la plus efficace reste sans contredit l’envoi automatique de courriel à toutes les personnes concernées. En intégrant à ce dernier des informations propres au membre – telles que son prénom, son numéro de permis ou le nombre d’heures de formation à compléter – l’ordre ou l’association maximise alors ses chances d’obtenir une réponse rapide. La solution Gestisoft OAP permet également de lier le courriel au membre et même de voir s’il a ouvert ou non le courriel.

En plus de renouveler son adhésion et payer la cotisation, le membre peut également mettre à jour une panoplie d’informations, telles que son modifier une adresse, confirmer le courriel, faire un changement de statut, entrer les activités de formations continues et consigner des heures ou unités, ajouter un employeur, etc.

Contrôler

Puisque les membres ont maintenant le rôle de mettre à jour le système, les employés deviennent quant à eux proactifs en se concentrant sur la vérification du processus à plus haut niveau. Une fois le renouvellement terminé, les employés peuvent être notifiés des changements importants ou de toute irrégularité avec un tableau de bord mis à jour en temps réel, qui répondrait par exemple aux questions suivantes :

  • Quel pourcentage des membres a fait le renouvellement en date d’aujourd’hui ?
  • Quels membres n’ont pas atteint le nombre minimal d’heure ou d’unités de formation continue ?
  • Quels membres ont changé leur adresse cette année ?

Lorsque le renouvellement bat son plein, l’équipe de communication de l’ordre ou de l’association pourrait penser à cibler les personnes qui n’ont pas fait leur renouvellement ou qui n’ont pas ouvert le premier courriel et à leur envoyer un rappel ou alors utiliser le temps sauvé pour mettre à profit la fonction de publipostage et acheminer des lettres par la poste pour les membres retardataires.

Une date limite dépassée, le système est en mesure de rendre inactif automatiquement tous les membres qui n’auraient pas rempli leur déclaration. De plus, une simple recherche, qu’il est possible de sauvegarder, permet de suivre l’évolution de ceux qui ont payé – ou non – la cotisation.

Une vision d’ensemble pour une meilleur réaction

Rappelez-vous : il est beaucoup plus efficace de réagir en ayant une vision d’ensemble qu’en étant concentré sur une tâche en particulier. La mise à jour manuelle dans divers fichiers vous force à consacrer une trop grande partie de votre temps à des activités pouvant être automatisées. La solution spécifiquement conçue pour les ordres et les associations professionnelles Gestisoft OAP permet de laisser les membres et la technologie travailler pour vous et d’être avisés lorsque votre intervention est nécessaire. Ainsi, vous deviendrez plus efficace et, qui sait, peut-être un maître jongleur !

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