Comment réussir l’implantation d’un système ERP en 9 étapes

Nous savons tous que la vie au travail peut être un véritable tourbillon de stress et de listes de choses à faire qui ne finissent plus de s’allonger. C’est, entre autres, une des raisons pourquoi autant d’entreprises choisissent d’implanter un ERP afin de les aider dans leurs opérations quotidiennes.

Or, si vous avez déjà un peu lu à propos de l’ERP, vous savez à quel point plusieurs entreprises avant vous ont éprouvé de la difficulté à l’implanter. Malgré ses nombreux avantages, plusieurs compagnies ne semblent pas capables de réussir leur implantation ERP en entreprise, à long terme.

Après plus de 15 ans à travailler à titre de chef de projet, à rencontrer d’autres collègues qui ont eu des difficultés à implanter un ERP, j’ai mis au point une liste de 9 étapes pour réussir son implantation.

Faciles et utiles, elles vous guideront à travers les moments cruciaux de vos premiers pas avec un ERP et votre conseiller. Vous pourrez ainsi assurer le succès de votre implantation d’un système ERP en entreprise et vaquer à d’autres occupations moins stressantes comme… tondre votre gazon, par exemple !

Vous vous demandez si vous avez besoin de changer votre système ERP ? Découvrez nos 5 facteurs importants à considérer.

1. Établissez clairement les besoins de votre entreprise

La première phase d’implantation d’un ERP en entreprise consiste à évaluer de manière approfondie et documentée vos défis commerciaux, les flux de travail, les besoins des départements et les exigences globales des rapports.

Lorsque vient le temps de choisir une solution ERP ou même de penser à changer son logiciel, il est toujours judicieux de faire un état des lieux.

Cette étape est cruciale pour vous permettre de déterminer vos objectifs, l’étendue du projet, mais aussi ce dont vous avez besoin en matière de logiciel ERP.

L’implantation d’un système ERP est une aventure qui peut rapporter gros, à condition d’être bien planifiée !

Implantation ERP - Microsoft Dynamics NAV

Une fois la documentation complétée, passez du temps à prioriser et classer vos conclusions.

Alors que tout bon consultant fait sa propre évaluation détaillée des besoins dans le cadre du processus de vente, vos efforts seront un guide et permettront d’avoir une solution plus ciblée, efficace et utile à tous les participants du processus.

Besoin d’un éclairage supplémentaire sur les besoins de votre industrie ? Lisez notre guide sur le secteur de la fabrication au Canada.

2. Évaluez de manière méthodique les solutions ERP disponibles

Une fois prêt à commencer l’évaluation de vos options, appelez vos collègues de l’industrie ou un conseiller de confiance afin de discuter de leur expérience et de leurs recommandations. L’opinion franche que vous recevrez sera inestimable. Si vous voulez approfondir vos recherches, explorez ensuite une liste de groupes-conseils à rencontrer.

Pensez aussi à laisser vos employés s’exprimer sur le sujet, puisqu’ils jetteront un éclairage nouveau sur les spécificités dont ils ont besoin pour performer.

Est-ce une perte de temps ? Jamais, puisque vos employés sont essentiels à votre succès et un manque d’informations de votre côté pourrait vous guider vers des difficultés d’implantation de l’ERP dans l’entreprise et même, un échec.

De plus, par expérience, des employés qui ne retrouveront pas les fonctionnalités espérées pourront éprouver une certaine résistance à l’implantation d’un système ERP.

Alors, il vaut mieux prendre le temps de tenir cette petite rencontre !

Téléchargez notre guide gratuit : 10 critères pour bien choisir sa solution ERP

3. Choisissez une personne responsable de l’implantation du système ERP

Lorsqu’une application est sélectionnée, il est impératif pour vous de mandater un chef de projet interne.

Cette personne sera le détenteur du plan de projet, le principal contact pour le groupe-conseil ainsi que le gardien assurant la portée du projet, et ce, afin que le budget et le calendrier restent alignés aux objectifs globaux.

Implantation ERP - Chef de Projet

Le chef de projet interne est essentiel à la réussite du projet, il représente une exigence non négociable pour vous et votre équipe.

4. Préparez un plan clair pour l’implantation d’un ERP au sein de l’entreprise, mais restez ouvert

Une fois que vous aurez terminé les étapes 1 à 3, vous aurez une base solide et un plan précis pour installer, configurer et optimiser le système selon votre environnement de travail.

Alors que les plans du projet peuvent changer, gardez à l’esprit que la portée, le calendrier et le budget doivent être analysés et évalués avant d’apporter des changements majeurs.

5. Repensez vos processus d’affaires inefficaces

Implanter un ERP, c’est avant tout une façon d’alléger les tâches quotidiennes, faciliter la cohésion d’équipe et augmenter la productivité. C’est donc le moment idéal pour repenser vos processus d’affaires et les rendre plus efficaces.

Ne perdez plus de temps et maximisez votre investissement !

Guide Gratuit : Comment évaluer vos systèmes et vos processus opérationnels

6. Intégration de votre ERP à des systèmes et des développements personnalisés

L’intégration avec une autre application ou une source de données, ou encore la personnalisation du logiciel pour répondre à vos besoins uniques peut augmenter considérablement l’efficacité et l’automatisation.

Comme dans toutes les phases de l’implantation de l’ERP en entreprise, évaluez le coût de sa réalisation, prenez en compte les délais engendrés par ces fonctions supplémentaires et les avantages de ces derniers.

Faites attention, tout développement personnalisé aura un impact sur votre capacité à maintenir l’application dans le futur. Prenez le temps d’y penser !

7. Offrez une formation complète à vos employés

Une fois le système configuré et les nouveaux processus conçus, il est primordial de prendre le temps nécessaire pour former vos employés et utilisateurs. Investissez à la fois dans la formation individuelle et de groupe afin de permettre à vos employés d’utiliser le système à son plein potentiel.

Vous avez fait ici un investissement majeur qui pourrait rapporter gros et pour garantir votre succès, la formation est « es-sen-tielle ».

Je ne mettrai jamais suffisamment l’accent sur cette étape.

Prévoyez aussi une formation continue afin de vous assurer que tous les employés utilisent le logiciel de la manière la plus optimale, efficace et rentable pour votre entreprise.

Formation Implantation ERP

Et cela peut sembler un peu cliché, mais cette étape d’implantation de l’ERP en entreprise pourra assurer que votre équipe est à l’aise et heureuse de travailler avec le logiciel.

Un autre point important pour assurer la réussite de votre implantation d’un système ERP !

8. Restez bien entouré

Après la mise en marche du système, laissez retomber la poussière, le temps que les utilisateurs s’ajustent.

Maintenez une liste de projets supplémentaires à compléter afin de garder cette grande phase de développement toujours active, pour vous permettre d’être toujours à l’avant-garde.

Mais surtout, conservez une communication étroite avec votre conseiller pour vous assurer d’obtenir la valeur optimale du système pendant les prochaines années.

9. Améliorez constamment vos processus et votre solution ERP

Reconnaissez que votre système a besoin d’être constamment en évolution.

Je recommande toujours un examen du système au moins une fois par année afin d’identifier les améliorations à y apporter pour profiter au maximum des avancées technologiques comme la mise à niveau de certains domaines, de nouveaux modules, des processus plus efficaces, ou une formation supplémentaire pour votre équipe.

Un engagement à long terme avec votre solution ERP vous permettra de maximiser votre investissement et de poursuivre votre succès !

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Alors, implanter un ERP avec succès ? Pas si compliqué, non ?

Le succès de l’implantation d’un système ERP est plutôt simple, après tout. Le plus important, comme dans beaucoup de projets en entreprise, demeure de garder le cap sur l’objectif initial : maximiser l’investissement de votre logiciel ERP.

Gardez en tête les besoins et les raisons qui vous ont poussé à choisir une solution ERP et restez engagé à l’améliorer tout au long du processus.

Mon expérience avec les solutions ERP et leur implantation

Ce principe de 9 étapes est donc la cumulation de plus de 15 ans de travail en tant que chargé de projets.

J’ai eu la chance de commettre des erreurs, de recommencer, d’améliorer et de travailler fort avant de parvenir à cette liste.

Et si je vous en ai fait part aujourd’hui, c’est qu’un ERP est un outil puissant qui révolutionne les milieux de travail et son implantation ne devrait en aucun cas être une raison pour vous empêcher de l’utiliser.

Et si j’avais quelque chose à ajouter, ce serait mes 4 meilleurs conseils pour mener l’implantation d’un système ERP vers le succès :

  • L’importance de l’engagement des gestionnaires
  • La communication entre la direction, les employés, le consultant et le chef de projet
  • La présence presque constante d’un chef de projet sur le terrain lors de l’implantation
  • Un chef de projet avec une formation personnelle et professionnelle

Vous planifiez l’implantation d’un système ERP ? Discutez avec l’un de nos conseillers experts pour partir dans la bonne direction.

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