Le succès d’une implantation ERP en 9 étapes!

« Étapes vers le succès », un concept que nous connaissons et apprécions tous!

Alors jetons un regard sur les neuf étapes menant au succès d’une implantation ERP. Si vous les suivez et réussissez, peut-être serez-vous plus heureux au travail, moins inquiet, et aurez plus de temps pour prendre soin de votre pelouse, investir dans vos enfants…! Je sais que cela semble agressif, mais nous ne visons rien de moins que le succès!

Notez que dans ce billet, nous nous concentrons sur les moyens à prendre pour vous diriger vers le succès de la mise en œuvre d’une implantation ERP. En supposant, évidemment, qu’à chaque étape vous travaillez avec un consultant compétent et digne de confiance, qui travaillera en étroite collaboration avec vous, dans l’atteinte de vos objectifs.

  1. Évaluation des besoins – La première étape consiste à évaluer de manière approfondie et documentée vos défis commerciaux, les flux de travail, les besoins des départements et les exigences globales des rapports. Une fois la documentation complétée, passez du temps à prioriser et classer vos conclusions. Alors que tout bon consultant fait sa propre évaluation détaillée des besoins, dans le cadre du processus de vente, vos efforts seront un guide et permettront d’être plus ciblé, efficace et utile à tous les participants.
  2. Évaluation et sélection – Lorsque vous êtes prêt à commencer l’évaluation de vos options, je crois qu’il serait sage de consulter vos collègues de l’industrie, ou un conseiller de confiance, afin de partager leurs expériences et leurs recommandations. L’opinion franche que vous recevrez, sera inestimable. Internet est également un outil précieux, mais Google vous donnera 3 ou 4 millions de résultats sur la simple recherche de l’expression « logiciel ERP »! Sélectionnez une liste de cabinets conseil que vous pourrez rencontrer pour évaluer le processus de vente. Avant de faire un choix définitif, vérifiez les références de clients qui peuvent également partager leurs expériences de projets similaires au vôtre.
  3. Gestion de projet – Lorsqu’une application est sélectionnée, il est impératif pour vous de mandater un chef de projet interne. Cette personne sera le «propriétaire» du plan de projet, le principal contact pour le groupe conseil, et le gardien assurant la portée du projet et ce, afin que le budget et le calendrier restent alignés aux objectifs globaux. Le chef de projet interne est essentiel à la réussite du projet, il représente une exigence non-négociable.
  4. Implantation – Une fois que vous avez terminé les étapes 1 à 3, vous avez une base solide et un plan précis pour installer, configurer et optimiser le système selon votre environnement de travail. Alors que les plans du projet peuvent changer, gardez à l’esprit que la portée, le calendrier et le budget doivent tous être analysés et évalués avant de faire des changements majeurs.
  5. Réingénierie des processus d’affaires – L’un des énormes avantages d’un projet d’implantation ERP, est qu’il représente une opportunité de repenser les processus d’affaires de l’entreprise et de les rendre plus efficaces.
  6. Intégration de systèmes et de développement personnalisé – L’intégration avec une autre application ou source de données, ou personnaliser le logiciel pour répondre à vos besoins uniques, peut augmenter considérablement l’efficacité et l’automatisation. Comme dans toutes les étapes de l’implantation, le coût de sa réalisation doit être évalué, incluant les avantages générés. Vous aurez également besoin de réfléchir à l’impact que tout développement personnalisé aura sur votre capacité à améliorer l’application dans l’avenir.
  7. Formation et éducation – Lorsque le système est configuré et que vous avez conçu de nouveaux processus, ne négligez pas la formation de vos utilisateurs. Investissez dans une formation individuelle et une formation de groupe afin de permettre à vos employés d’utiliser le système à son plein potentiel. Prévoyez une formation continue afin de vous assurer que tous les employés utilisent le logiciel de la manière la plus bénéfique, efficace et rentable pour votre entreprise.
  8. Soutien continu – Après la mise en marche du système, laissez retomber la poussière, le temps que les utilisateurs s’ajustent. Maintenez une liste de projets supplémentaires à compléter. Conservez une communication étroite avec votre conseiller pour vous assurer d’obtenir la valeur optimale du système et son fonctionnement efficace et maximal.
  9. Amélioration du système – Reconnaissez que votre système ne sera aussi bon que l’investissement que vous continuerez à y consacrer. Je recommande un examen du système au moins une fois par année afin d’identifier les domaines susceptibles d’être améliorer par une mise à niveau de la version, de nouveaux modules, des processus plus efficaces, ou de formation supplémentaire pour l’utilisateur. Un engagement à ce processus vous permettra de maximiser votre investissement et de poursuivre votre succès!

Conclusion

Le succès de l’implantation ERP n’est pas une chimère. Le plus important est un état d’esprit et un engagement à maximiser l’investissement de votre logiciel ERP. Ce type de pensée commence bien avant l’achat du logiciel et se poursuit durant toute l’existence de l’application.

J’ai personnellement fait l’expérience de ces neuf étapes à titre de chef de projet pour une compagnie où j’ai travaillé pendant plus de 15 ans. Ce que je retiens comme points les plus importants, ce sont l’engagement de la direction tout au long du projet; la communication entre la direction, les employés, le consultant et moi; ma présence presque constante sur le terrain lors de l’implantation; ma formation personnelle, ainsi que celle que j’ai donnée aux employés. Ces points majeurs m’ont mené au succès de cette implantation ERP.

À vous maintenant, le succès vous attend!…

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