Le bilan de santé, ne pas l’oublier

Un système informatique vient d’être implanté dans votre organisation. Tout s’est très bien passé! L’ensemble des fonctionnalités a été implanté. Vos utilisateurs ont été correctement formés. Votre ancienne solution, ou simplement l’utilisation d’indénombrables documents sous forme papier, fait maintenant partie du passé.

Vous avez tourné la page et commencé la rédaction d’un tout autre chapitre pour votre organisation. Bref, tout roule! Oui, mais jusqu’à quand?

Un système informatique peut être vu comme un corps humain. Jamais parfait, il subit son utilisation. À des fins de prévention, il est donc conseillé de consulter un médecin pour s’assurer que tout va bien. Si un problème quelconque est recensé, il est plus facile de le traiter étant donné la prise en charge rapide, c’est la voie préventive.

Parallèlement, lorsqu’un problème de santé se fait ressentir, on consulte également un médecin dans la même optique de traitement de ce dernier, c’est la voie thérapeutique.

Un projet TI comporte plusieurs phases dont celle de l’implantation. Une fois cette dernière totalement achevée, le projet est transféré au département de soutien du fournisseur. L’équipe de ce département de soutien est en réalité l’équipe médicale de votre système informatique. Elle agit comme premier contact entre le fournisseur et son partenaire.

Lors d’irrégularités du système, rencontrées et soulevées par les utilisateurs de ce dernier, l’organisation prendra contact avec son fournisseur par la voie thérapeutique, il y a un problème qu’il faut résoudre. Ces irritants peuvent prendre différentes formes, comme par exemple une mauvaise optimisation d’exécution, trop de clic pour une tâche donnée, ou encore un temps d’exécution trop long.

Au sein d’une organisation, les utilisateurs de cette nouvelle solution informatique ont un travail à réaliser et ne prennent pas toujours le temps de communiquer l’ensemble de leurs problèmes. « Si cela n’empêche pas de réaliser la tâche, cela ne vaut pas la peine de contacter le département des TI ». L’équipe de soutien de votre fournisseur n’est, par conséquent, pas toujours mis au fait de l’ensemble des irritants rencontrés. De ce fait, ces irritants n’ont aucune chance d’être régularisés.

De la même manière qu’avec le corps humain, il est recommandé de réaliser un bilan de santé de votre système informatique, une fois par année. Cette voie préventive permet de vérifier la conformité de la solution en place et de pouvoir la rectifier selon les cas. Les utilisateurs ont la possibilité de parler de leurs irritants, d’endosser la position d’acteur au sein du projet. Par ailleurs, il est important pour chacune des parties prenantes, de maintenir un contact de manière à préserver la même relation d’affaire qu’au jour 1.

Pour être optimal, ce bilan de santé devra être réalisé sans impacter le travail des utilisateurs. Le bilan cherchera à cataloguer leurs différentes problématiques et leurs points de vue sur les évolutions possibles de la solution. Il est conseillé d’interroger les utilisateurs dans l’ensemble des départements concernés de manière à récupérer une vision plus globale de l’utilisation courante de la solution. Par ailleurs, une inspection physique est également utile, par exemple une vérification des serveurs, ou alors de l’intégrité des données.

À l’issue de ce bilan, il sera aisé de déterminer un plan d’évolution de la solution qui aura un impact sur le quotidien des utilisateurs. Cela améliorera encore plus l’adoption de la solution. C’est le véritable graal pour toute organisation!

La technologie étant en constante évolution, il est normal que la vision que nous en avons, la soit aussi. Des besoins peuvent ressortir à l’utilisation d’un système informatique et il n’est jamais trop tard pour le faire évoluer.

 

Ne perdez pas de temps, prenez rendez-vous avec votre médecin!

 

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