La Loi canadienne anti-pourriel et Dynamics CRM

La Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) est en vigueur depuis le 1er juillet 2014. Elle vise à protéger les Canadiens, tout en s’assurant que les entreprises demeurent compétitives sur les marchés mondiaux.

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Si vous utilisez des moyens électroniques pour promouvoir ou commercialiser votre organisation, vos produits ou vos services, la nouvelle Loi canadienne anti-pourriel vous concerne. Cela inclut les communications de marketing électronique comme les annonces, les invitations à des événements, et de nouvelles annonces de produits et services. Vous ne pouvez envoyer de message électronique commercial à moins d’avoir obtenu au moins le consentement tacite.

Vous avez 36 mois* pour obtenir le consentement exprès de vos clients ou des consommateurs.

*Cette période prend fin – si et quand – le destinataire indique qu’il ne consent plus à recevoir vos messages commerciaux électroniques.

Toute personne à qui vous adressez un message, a le droit de se plaindre du fait que vous le lui avez envoyé. Les plaintes légitimes sont acheminées au CRTC, qui fait enquête pour déterminer si le message est en violation de la Loi canadienne anti-pourriel. Si vous êtes pris en faute, le CRTC a plusieurs outils d’application à sa disposition. Selon les infractions, les sanctions peuvent atteindre 1 M$ pour les particuliers, et 10 M$ pour les entreprises.

Compte tenu de ces conséquences possibles, il est essentiel d’agir avec diligence. Un consentement peut être obtenu par écrit ou verbalement, mais dans les deux cas, la personne qui envoie le message doit pouvoir prouver qu’elle a obtenu la permission d’envoyer le message. Le silence ou l’inaction de la part du destinataire, ne peut être considéré comme ayant donné son consentement. Par exemple, une case pré-cochée ne représente pas le consentement exprès ou explicite. Le consentement exprès doit être obtenu par un mécanisme d’option d’adhésion (opt-in) et non d’option d’exclusion (opt-out). Le destinataire doit prendre une action positive pour indiquer son consentement, par exemple une case à cocher, ou un champ vide où il inscrira son adresse de courriel.

Gestisoft, avec l’aide de Dynamics CRM, peuvent vous simplifier cette tâche importante, mais combien fastidieuse! Par son service de centre d’abonnement, permettant à l’option d’adhésion de se joindre à tous les messages électroniques commerciaux, les utilisateurs peuvent aisément l’intégrer dans le corps des messages de marketing, par courriel HTML.

Concrètement, lorsqu’un message électronique est envoyé, l’option d’adhésion du centre d’abonnement est remplacée par un lien unique pour le message et ce, pour chaque destinataire. Lorsque le destinataire clique sur le lien, il accède à une page du centre d’abonnement où il peut, selon l’option d’adhésion, s’abonner, modifier ses coordonnées ou se désabonner des listes d’adresses électroniques. Dynamics CRM permet ainsi aux utilisateurs de créer un nombre illimité de pages du centre d’abonnement, avec des conceptions et des mises en page différentes. Lorsque le destinataire s’abonne ou se désabonne, son enregistrement comme contact est ajouté ou retiré des listes de courriel du système de l’utilisateur de Dynamics CRM.

Dans ce contexte, les 2 principaux avantages à utiliser le centre d’abonnement sont:

  • Dynamics CRM ajoute ou supprime immédiatement et automatiquement le destinataire du courriel, des listes de diffusion, s’assurant de la conformité à la Loi canadienne anti-pourriel.
  • Dynamics CRM facilite l’adhésion ou l’exclusion des listes de diffusion et des requêtes, aux destinataires de courriels.

Chez Gestisoft, nous avons évidemment dû nous soumettre à cette nouvelle loi, mais devant l’ampleur de la tâche, Dynamics CRM ne nous a pas laissé tomber et nous avons pu mener à bien le processus de conformité de nos listes de diffusion. Voici les étapes que nous avons réalisées :

  • Dans la fiche d’un contact, nous avons créé 3 champs liés au consentement (Dynamics CRM)
    • Général : case à cocher indiquant si le contact a consenti à recevoir les communications de Gestisoft
    • Publications et événements : cases à cocher indiquant sur quel(s) sujet(s) le contact consent à recevoir des communications de Gestisoft
  • Création d’un formulaire de consentement (Click Dimension)
    • Dans le formulaire, les 3 champs créés à l’étape 1 sont insérés et liés à la fiche du contact
  • Création d’une page de renvoi ou Landing page (Click Dimension)
    1. Dans la page de renvoi, le formulaire créé à l’étape 2 est inséré.
    2. Ajout de la page de renvoi sur le site de Gestisoft
  • Création d’un modèle de courriel
    1. Le message fait référence à la Loi canadienne anti-pourriel et pointe vers la page de renvoi sur le site Web de Gestisoft.
    2. Le message comprend un lien pour se désabonner.
  • Création d’une liste marketing
    • La liste est basée sur certains critères établis par le responsable marketing de Gestisoft.
  • Création et envoi d’une campagne courriel
    • Le modèle de courriel est envoyé à la liste marketing créée à l’étape 5.
  • Compilation des résultats
    1. Lorsqu’un contact accède à la page de renvoi (landing page) créée à l’étape 3, et qu’il coche les cases de consentement, son profil contact est automatiquement mis à jour sans que le contact n’ait à saisir son courriel ou son nom.
    2. Dynamics CRM compile les statistiques liées à cet envoi.

Voilà pourquoi Gestisoft propose des solutions d’affaires répondant à vos besoins, et même à ceux que vous ne connaissez pas encore…! Communiquez avec nous, nous saurons vous aider.

 

Références :

http://combattrelepourriel.gc.ca/

http://laws-lois.justice.gc.ca/

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