Gestion efficace sans paperasse, est-ce possible?

Vous êtes-vous déjà posé cette question : est-ce possible de bien gérer, voire d’éliminer, toute la paperasse dans les échanges avec les clients et les fournisseurs?

Paperwork

 

Les communications avec les partenaires d’affaires nécessitent toujours l’envoi de formulaires ou de rapports pour confirmer des transactions ou des ententes. Ces documents sont souvent produits en plusieurs copies pour les différents intervenants, incluant les copies d’archivage, alors qu’ils pourraient être simultanément acheminés par courriel et archivés.

L’application Print Boss de la firme Wellspring Software s’avère un excellent choix pour gérer adéquatement la production des documents. Le module est compatible entre autres avec toutes les éditions de Sage 300 ERP.

Les principales fonctionnalités du module Print Boss pour le traitement des formulaires et des rapports se déclinent comme suit :

  • Impression de chèques sur des formulaires vierges, donc économie d’achat de formulaires
  • Permet de gérer plusieurs profils de banques qui utilisent le même formulaire
  • Traitement des fichiers de type Positive Pay; fichier de validation envoyé à la banque lors de l’émission de chèques
  • Signatures électroniques sécurisées, si requis
  • Impression de documents en multiples copies sur imprimante laser; chaque copie est identifiée, par exemple Client, Ventes, Bureau, etc
  • Impression à l’imprimante, archivage d’un PDF, envoi par télécopieur, sur FTP, et par courriel, le tout simultanément
  • Archivage en format TIFF pour compatibilité avec les systèmes de gestion de documents
  • Utilise les fonctions d’impression normales de Sage 300 ERP comme source pour générer l’impression ou l’envoi. Par exemple, une facture imprimée dans Sage 300 ERP activera automatiquement Print Boss pour l’exécution
  • Service d’impression par service de « fax-internet » disponible auprès de l’éditeur Wellspring
  • Noms des fichiers d’archives assignés dynamiquement, comme dans la création d’un fichier d’archive du relevé de paie dont le nom comporte, par exemple, le code d’employé et la date
  • Regroupe plusieurs pages comme étant un seul document PDF attaché au courriel
  • Choix d’utiliser Outlook, Gmail ou un serveur SMTP pour l’envoi des courriels avec contenus de courriels personnalisés
  • Avertissement pour adresse de courriel erronée au moment de l’envoi
  • Utilisation des paramètres du client pour déterminer si le document doit être imprimé ou envoyé par courriel

Si vous désirez discuter davantage des fonctions utiles de cette application dans la gestion des diverses communications de votre entreprise, n’hésitez pas à communiquer avec Guy Hinse, consultant sénior – solutions ERP chez Gestisoft. Vous profiterez de sa vaste expérience de 4 années en vérification, 10 ans en contrôle d’entreprise manufacturière et de services, en plus d’une centaine d’implantations, au cours des 30 dernières années, lui conférant ainsi une sérieuse expertise en gestion des opérations et en optimisation des processus d’affaires. Il saura certainement vous conseiller et vous recommander la meilleure solution répondant aux besoins de votre entreprise.

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