Les Fameuses (feuilles de temps) !

De qui, de quoi s’agit-il? Explorons ici quelques nouveautés de Microsoft Dynamics GP 2016. Le sujet d’aujourd’hui : comment bien gérer les fameuses feuilles de temps de vos employés, dirigeants et administrateurs? Je vous guiderai sur les questions à se poser pour faire un choix entre les modules Carte de pointage (TimeCard) et Projet Feuilles de temps (Project Timesheet) de Microsoft Dynamics GP. Duquel avons-nous vraiment besoin?

La saisie des feuilles de temps

Quoi de plus difficile et frustrant que la gestion administrative des feuilles de temps. Des validations et des corrections par le département de la comptabilité, il y en aura toujours, mais ne peut-on bien les faire? Microsoft Dynamics GP nous offre des solutions très intéressantes, et ce, en constantes améliorations.

Plusieurs questions me viennent en tête lorsque l’on analyse les besoins pour la saisie de feuilles de temps. Est-ce l’employé qui saisira son temps dans un interface Web? Désirez-vous déposer le chèque de paie directement dans le compte de l’employé, et lui envoyer son relevé par courriel? Voulez-vous simplement gérer les heures dans différentes banques de temps (heures régulières, heures supplémentaires, vacances, jours de maladie, jours fériés, départs)?

Désirez-vous capitaliser des heures investies par projets et par catégories de coûts? Diminuer les coûts de logiciel en utilisant les licences « Self-Service User » (seulement les feuilles de temps en interface Web Client), ou « Limited User » (accès limité à la saisie des feuilles de temps, réquisition d’achats)?

Nous allons explorer les deux situations suivantes, et offrir la solution dans chacun des cas :

Situation 1 : TimeCard et US Payroll

Les feuilles de temps seront saisies directement par les employés, aucun calcul de déductions ne sera effectué. L’employé pourra suivre l’évolution du cumulatif de ses heures de travail et de sa banque de temps – soit utilisé et restant.

  • Employé :
    • Saisit et soumet sa feuille de temps pour approbation dans un interface Web.
    • Accède, sur sa page d’accueil, à ses informations générales, visualise ses talons de chèque et ses cumulatifs.
  • Directeur :
    • Saisit, soumet, approuve et rejette les feuilles de temps pour approbation dans un interface « Poste Client » et « Web Client ».
  • Comptable :
    • Saisit, soumet, approuve et rejette les feuilles de temps pour approbation dans un interface « Poste Client ».
    • Poursuit la comptabilisation vers le module « US Payroll ».
      • Quelques minutes de plus pour compléter la comptabilisation et mettre à jour les cumulatifs par employé.

Solution 1: TimeCard et US Payroll

Voici les éléments à déployer pour utiliser TimeCard avec US Payroll :

  • Microsoft Dynamics GP 2016 :
    • Web client et Desktop client
    • Tous les modules nécessaires sont inclus de base
    • License Limited User ou Self-Service User
  • Paie US:
    • Configuration minimum de la paie US (HR & US Payroll)
      • Options
      • Code de paies
      • Code de banques de temps
      • Employés
    • TimeCard ne fonctionne pas avec la paie canadienne
  • Approbations:
    • Payroll Time Card Approval Workflow
      • Approbateurs
      • Critères d’approbation
      • Calendriers (Lundi au vendredi, de 8 h à 17 h, sauf Jour de l’an, Pâques et Noël)
    • TimeCard :
      • Configuration des options TimeCard, les périodes de paie, les restrictions d’heures (début et fin), la sécurité des utilisateurs, l’assignation des codes spécifiques aux employés
      • Configuration des employés 

Situation 2 : Project TimeSheet (PTE)

Les feuilles de temps seront saisies par projets et par catégories de coûts, directement par les employés. Les feuilles de temps seront comptabilisées pour permettre les calculs de la paie des employés, dans le module de paie canadienne (Canadian Payroll), par la comptabilité.

L’employé pourra suivre l’évolution de ses talons de chèques, ainsi que les cumulatifs des heures et des montants de revenus, déductions, bénéfices et banques de temps.

  • Employé :
    • Saisit sa feuille de temps, par projets et par catégories de coûts, et la soumet pour approbation dans un interface Web
    • Accède aux rapports SSRS pour visualiser ses talons de chèques et autres cumulatifs
  • Directeur :
    • Saisit les feuilles de temps, par projets et par catégories de coûts, des employés qui lui sont assignés
    • Soumet, approuve et rejette les feuilles de temps pour approbation dans un interface « Poste Client » ou « Web Client »
  • Comptable :
    • Saisit, soumet, approuve et rejette les feuilles de temps pour approbation dans un interface « Poste Client »
    • Poursuit la comptabilisation des feuilles de temps et le traitement de la paie pour mettre à jour les cumulatifs des employés et des employeurs

Solution 2 : Project TimeSheet (la liste est plus longue et plus fastidieuse)

Voici les éléments à déployer pour utiliser PTE TimeSheet et la Paie canadienne :

  • Microsoft Dynamics GP 2016 :
    • Web client et Desktop client
    • Tous les modules nécessaires sont inclus de base
    • License Limited User ou Self-Service User (pour les employés sans licence GP)
  • Paie canadienne :
    • Configuration de la Paie canadienne :
      • Options
      • Code de revenus, déductions, bénéfices, banques de temps
      • Employeurs, Employés, Département, Position, etc.
    • Paie US :
      • Configuration minimum :
        • Employés
        • Codes de revenus et de banques de temps à utiliser dans les feuilles de temps (HEURE REG, HEURE SUPP, CONGÉ, FÉRIÉ, MALADIE)
  • Approbations:
    • Configuration dans Payroll PTE TimeSheet Approval Workflow, des approbateurs, des critères d’approbation, du calendrier (Ex. : Lundi au vendredi, de 8 h à 17 h, sauf Jour de l’an, Pâques et Noël)
  • PTE TimeSheet
    • Prérequis :
      • Configuration des paramètres généraux pour tous les projets (voir Projets)
      • Configuration des employés pour le suivi des coûts par projets
      • Saisie des paramètres de budget du projet pour une catégorie de coût
      • Créer les catégories de coûts
    • Configuration de la paie canadienne dans TimeSheet
    • Assignation des codes de paie par défaut
    • Configuration du suivi des coûts de projet dans TimeSheet
  • Projets
    • Configuration générale des paramètres de la gestion des coûts, les projets, les statuts de contrats, de projets et les catégories de coûts
    • Configuration des champs User Defined, des types de profit, des catégories de coûts, des classes de catégories de coûts
    • Configuration des bénéfices et des comptes d’allocation, des frais, des contrats et classes de contrat, des types de projet, des types de facturation
  • Créer les projets
  • Spécifier la facturation
  • Assigner les employés aux projets

Le choix d’une solution

Il est essentiel de bien comprendre la gestion du temps et le traitement de la paie que l’on veut mettre en place. Le choix d’une solution, comme PTE TimeSheet, demande de configurer plusieurs éléments, comme décrit précédemment.

Il est possible de configurer le minimum au niveau projet, seulement les projets de feuille de temps comme : Administration, Finance, Marketing, Opérations, et les catégories de coûts comme : Heures régulières, Heures supplémentaires, Jours fériés, Congés de maladie, Congé sociaux, Vacances. Ceci réduit au minimum la gestion des projets. Ils demeurent l’assignation aux employés.

Tandis que TimeCard, moins lourd pour la configuration, ne fonctionne pas avec la paie canadienne, seulement avec la paie US. Donc, pour le Canada, on peut s’offrir un contexte sans calcul de paie, seulement le cumul d’heures travaillées, congés, vacances, maladie…

Ah! Les Fameuses! Faites le bon choix : nous choisir pour vous aider!

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