Exploiter le système … ERP

Lors de la sélection d’un nouveau système de gestion intégrée (système ERP, pour Enterprise Resource Planning), une des premières choses à faire est de procéder à une analyse complète de nos processus d’affaires. De ces processus d’affaire découlera une série de besoins fonctionnels que le nouveau logiciel devra combler. On pourra alors évaluer les différents produits sur le marché des systèmes ERP et choisir celui qui répond le mieux à nos besoins.

Lors de l’implantation du système choisi, on fera donc l’arrimage entre les besoins de l’entreprise et les fonctionnalités du logiciel. Or il y a une étape du processus d’implantation qui n’est pas toujours suivie par tous, mais qui a une influence énorme sur les bénéfices qu’une entreprise tirera de l’investissement massif en temps et en capital que représente un nouveau système ERP. Et cette étape consiste à revisiter l’analyse de nos processus d’affaires effectuée à l’étape de la sélection, une fois que l’on a appris à connaître le système et que l’on a découvert toutes les fonctionnalités qu’il offrait.

C’est à ce moment qu’il faut revoir chacun de nos processus et se demander :

  • Pourquoi est-ce qu’on fait ça comme ça ?

Il est fort possible que la réponse à cette question soit souvent : « Parce qu’on l’a toujours fait comme ça ». De nombreux processus internes d’une entreprise sont établis de manière spontanée, quand une situation se présente, où la seule chose qui compte réellement est que « ça fonctionne ». Et c’est tout à fait normal ! Quand on est occupés par les opérations quotidiennes d’une entreprise, il est difficile de trouver le temps de s’asseoir et de repenser nos processus de A à Z. Et surtout quand les processus impliquent plus d’un département où l’on ne sait pas exactement ce que nos collègues dans l’autre département font.

L’implantation d’un nouveau système ERP est le moment parfait pour se prêter à ce type d’exercice, pour les raisons suivantes :

  1. Un nouveau système offre des fonctionnalités qui n’étaient jusqu’ici pas disponibles pour l’entreprise, ouvrant la porte à de toutes nouvelles façons de procéder.
  2. L’implantation d’un nouveau système amène déjà son lot de changement, aussi bien en profiter pour faire adopter les autres changements fonctionnels qu’apporte une telle réingénierie des processus.

Cet exercice doit être fait avec délicatesse et considération. Les gens ont tendance à s’identifier aux processus auxquels ils sont habitués. Une personne peut facilement se sentir attaquée lorsque les processus qu’elle accomplit sont remis en question, surtout si la personne en question est responsable de la mise en place de ce processus.

J’ai déjà vu une entreprise manufacturière de produits sur mesure retrancher 2 semaines à son délai de livraison, et ce uniquement en remodelant ses processus administratifs suivant l’acquisition d’un nouveau système ERP. Et ce n’est pas seulement les nouvelles fonctionnalités purement informatiques qui ont permis de faire ce gain d’efficacité, mais aussi beaucoup le fait de s’être plongé dans la réingénierie des processus en raison du projet d’implantation.

Dans cette PME organisée de manière fonctionnelle (Ventes, Production, Finances, Ingénierie), personne d’autre que le président n’aurait eu l’autorité suffisante pour remodeler complètement des processus qui touchent à tous ces départements. Mais l’équipe d’implantation a pu y parvenir en se servant du projet d’implantation comme source d’autorité, puisqu’il s’agissait d’un projet qui mobilisait l’entreprise au complet.

Ne cherchez pas seulement un système qui répond à vos besoins actuels, cherchez un système qui va répondre aux besoins de vos processus repensés. N’hésitez pas à solliciter l’expertise de votre équipe de consultant, ils ont été témoins d’une multitude de façon de faire au cours de leur pratique et ont le recul nécessaire pour faire un portrait juste de vos processus. C’est la meilleure façon d’obtenir le meilleur retour sur investissement et bien exploiter votre nouveau système.

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