L’ERP à l’âge de la mobilité

Tendances ERP Mobilité

Cet article est une traduction et une adaptation d’un rapport publié par SAGE Focus Research 2012. Étant donné la pertinence et la richesse de son contenu, nous avons choisi de le partager avec nos lecteurs.

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Sommaire exécutif

Gérer des volumes considérables d’informations exige du temps et des ressources. Des luxes que la plupart des entreprises rationnelles et dynamiques n’ont tout simplement pas assez  aujourd’hui. Une solution rentable à ce défi est un système Enterprise Resource Planning (ERP) qui vous permet d’intégrer tous les processus de gestion en un système d’information unique et cohérent. Avec un système ERP, l’ensemble de vos flux internes sont organisés pendant que vous surveillez les échanges avec les partenaires extérieurs, y compris les clients, les fournisseurs et les sous-traitants.

L’ERP offre une vitesse inégalée et une réactivité dans toute votre organisation, vous donnant un avantage concurrentiel. Et maintenant, les entreprises peuvent tirer parti de la mobilité pour augmenter le ROI de leurs déploiements ERP. Il y a d’importants gains à réaliser par les entreprises qui exploitent la puissance de la mobilité de leurs systèmes ERP.

Dans cet article, nous exposons divers avis et conseils d’experts de l’industrie sur les façons d’utiliser la mobilité pour étendre l’utilisation des systèmes ERP dans les entreprises. Ces avis ont été synthétisés sous la forme d’une démarche que nous recommandons à nos clients.

La démarche: Tendances ERP

1. Prendre le temps d’élaborer une stratégie fondée sur le but des ERP mobiles.
2. Élaborer une stratégie basée sur les utilisateurs et les besoins des utilisateurs.
3. Refléter la réalité opérationnelle de votre entreprise.
4. Permettre aux appareils mobiles de fonctionner comme des postes de travail.
5. Éduquer les utilisateurs sur l’importance de la sécurisation des données de l’entreprise.
6. Répondre aux besoins des personnes extérieures à l’organisation – le client.
7. Profiter de la rapidité et de la précision de la mobilité.

 

1. Prendre le temps d’élaborer une stratégie fondée sur le but des ERP mobiles.

« Il ne devrait pas y avoir beaucoup de limites aux façons dont les entreprises peuvent étendre la valeur de leurs systèmes ERP grâce à la mobilité. Toutefois, afin d’atteindre la valeur optimale, il est nécessaire de commencer par une stratégie. Beaucoup d’organisations font le saut dans la mobilité, implante une solution, mais sans but précis ou stratégie claire à l’esprit. Sauf si vous avez de l’argent et du temps à perdre, essayez d’éviter cette approche de « tirer jusqu’à ce que nous ayons atteint quelque chose », commente Dana Craig, PDG chez Quickstone Logiciel.

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2. Élaborer une stratégie basée sur les utilisateurs et les besoins des utilisateurs.

« Une approche stratégique comprend des recherches sur les besoins de mobilité et les avantages de trois publics clés de l’entreprise: salariés, fournisseurs et clients. Il comprend également d’explorer certains thèmes fondamentaux comme la sécurité, l’évolutivité et l’innovation. De telles considérations peuvent montrer que les systèmes de livraison et de stockage des systèmes, le CRM et l’intelligence d’affaires,  sont autant de domaines qui sont mûrs pour les solutions mobiles. Mais laissons la stratégie conduire les conclusions. » – Craig.

« Pas toutes les fonctionnalités ERP doivent être mobiles, mais grâce à l’évolution de la technologie, nous pouvons supposer que les ERP amélioreront les transactions mobiles. Généralement, les applications mobiles sont plus faciles à utiliser lorsque vous n’avez pas à saisir beaucoup de données ou à afficher un tableau de bord de données intensives, et quand elles sont conçues pour des utilisateurs extérieurs et occasionnels. C’est pourquoi les applications mobiles sont pertinentes pour le temps, les frais de rapports, les ventes et la saisie des commandes, des informations dédiées, liées au type d’utilisateur connecté », commente Sophie Dumas, chef de produit Sage ERP X3 chez Sage.

 

3. Refléter la réalité opérationnelle de votre entreprise.

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« L’un des objectifs clés d’ERP est de traiter les transactions et d’émettre des recommandations qui animent la valeur significative opérationnelle.  Pour réussir à atteindre cet objectif, un système ERP doit refléter la réalité ou un prototype opérationnel de l’entreprise. La technologie mobile permet en temps opportun, la capture et l’analyse des données exactes en étendant l’entreprise à des endroits qui ne sont pas facilement soutenus par les postes de travail, y compris: les entrepôts, les ateliers, les services sur le terrain, et les ventes hors site. Alors que les organisations deviennent de plus en plus dispersées, éloignées et virtuelles, je m’attends à ce que les entreprises de plus en plus s’appuient sur des solutions mobiles pour s’assurer que l’ERP reflète les réalités d’exploitation », déclare Jonathan Gross, vice-président et conseiller juridique d’entreprise, Pemeco Consulting.

 

4. Permettre aux appareils mobiles de fonctionner comme des postes de travail.

« Il est important d’assurer un point de référence. Donc, vous avez un système ERP, il a des postes de travail et les utilisateurs ont simplement à insérer des processus, des mises à jour ou d’afficher des requêtes. La clé de la mobilité efficace quand vous implantez un ERP est de s’assurer que l’utilisateur comprend l’appareil mobile comme  un autre outil, l’utilisateur doit le comprendre comme un poste de travail », déclare Nick Parker, spécialiste de la mise en œuvre d’ERP, Ennead Business Solutions.« Ce n’est pas la mobilité comme outil, mais comme appareil mobile. Une fois que l’appareil est correctement configuré, il peut être utilisé aussi facilement qu’un ordinateur de bureau. Cela ne doit pas nécessairement être sur la route. Il peut être à l’atelier même, lorsque les mises à jour, corrections, et demandes peuvent être introduites par le superviseur qui fait son tour à l’atelier », explique Vee Srinivas consultant sur ​​les systèmes informatiques et la sécurité.

 

5. Éduquer les utilisateurs sur l’importance de la sécurisation des données de l’entreprise.

« Les appareils mobiles permettent d’accélérer les processus de l’atelier, ainsi que sur la route. Autre que de s’assurer que tous sont alignés avec l’appareil et l’ERP, assurez-vous que votre personnel est conscient que la sécurité de l’appareil est plus importante que la sécurité et l’intégrité de la base de données de l’entreprise restent intactes », déclare Ferman Thornton, propriétaire et consultant, Thornton Concepts.

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6. Répondre aux besoins des personnes extérieures à l’organisation – le client.

« La mobilité dans l’entreprise n’est pas nouvelle, c’est la prévalence des appareils mobiles à haute puissance avec une faible barrière de déploiement des applications qui est nouvelle. Cela met les appareils informatiques « (presque) toujours connecté » dans les mains de personnes à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation. Un modèle spécifique qui a beaucoup de branches (à mon avis) est le client libre-service. Voici un exemple : la réclamation d’assurance-automobile initiée par les souscripteurs a le potentiel d’accélérer le processus des réclamations, de réduire les coûts, d’améliorer la vitesse de traitement, et (espérons-le) d’améliorer l’expérience du client », explique Jimar Garcia, directeur et gérant des produits, Eccentex.« La mobilité est une nouvelle façon pour nous, d’offrir de la valeur à nos clients, car elle augmente la productivité des employés et améliore la collaboration à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise. » – Dumas.

 

7. Profiter de la rapidité et de la précision de la mobilité.

« Les technologies mobiles offrent des occasions de s’assurer que le ERP fait des recommandations fondées sur des données opportunes et précises. Dans une perspective de respect des délais, les lecteurs de codes à barres portables donnent aux entreprises la possibilité d’enregistrer les inventaires dès que le mouvement des stocks se produit. Du point de vue de la précision, les technologies mobiles offrent des possibilités pour minimiser les erreurs d’enregistrement de données. Beaucoup d’entreprises enregistrent le matériel et les mouvements de main-d’œuvre sur papier, puis transfèrent ces enregistrements à un système, plus tard dans la journée (peut-être à la fin de la journée de travail). Ce type de système à double entrée n’est pas seulement inefficace et en différé, mais il crée des risques d’erreurs de saisie de données. » – Gross.

Conclusion

Aujourd’hui, les entreprises vont trop vite et sont souvent trop dispersées géographiquement pour faire usage de solutions ERP complexes et peu maniables. Les entreprises modernes ont besoin de solutions ERP qui offrent tous les avantages de la performance, tout en conservant la simplicité, la flexibilité, et l’évolutivité dans une solution totalement intégrée et rentable.

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Et, comme tant de membres du personnel moderne, la solution se doit d’être moderne et soutenir des fonctionnalités de mobilité pour permettre aux employés de travailler sans problème, n’importe où, n’importe quand.

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