Distribution Lean n. 02 : La face cachée de la compagnie

Dans cette série de texte, nous allons présenter les différentes facettes de la Distribution Lean et la façon dont les systèmes de gestion intégrée (ERP) peuvent contribuer au succès de la mise en place d’un telle méthode.

L’approche lean : un gros changement dans toute l’entreprise, ou presque…

Lorsqu’on pense à une réingénierie vers la méthode Lean, on pense tout de suite à un plancher de production ou encore à un entrepôt. On va analyser notre flux de production dans les moindres détails, afin d’identifier toutes les formes de pertes ou de gaspillage (waste) pour ainsi les réduire au possible ou carrément les éliminer. On va faire la cartographie de la chaîne de valeur (Value Stream Mapping) pour ne garder que les activités qui apportent de la valeur ajoutée à nos clients.

On va mesurer les temps de cycles pour chaque opération (le temps normal d’une activité), on va mettre en place toute une panoplie d’outils afin de recentrer nos opérations et on va souvent même reconfigurer complètement nos environnements de production, remplacer notre machinerie, reformer notre personnel… bref, on va entreprendre une petite révolution de nos façons de procéder.

Or, souvent, tout cet effort va s’arrêter aux portes de l’usine ou de l’entrepôt.

Le département oublié

S’il est bien un département de l’entreprise qui peut bénéficier de l’approche Lean et ce, sans nécessiter d’investissement massifs tels qu’un réaménagement d’usine ou un changement de machinerie, c’est le département administratif (ou les départements administratif).

En effet, la chaîne de valeur débute bien avant qu’une commande se rende en production. Dès le premier contact avec le client, et parfois même avant, on engendre des coûts et des délais. Ces coûts sont toujours ultimement refilés au client et ces délais accroissent le cycle de vente.

Combien d’entreprises fonctionnent encore avec ce qu’on peut appeler le « dossier voyageur ». Il s’agit de ce dossier de vente ou de production qui passe d’un bureau à l’autre, voyageant de pile de dossiers en pile de dossiers, s’arrêtant à chaque fois plusieurs heures et souvent même plusieurs jours, jusqu’à ce que la personne concernée vienne finalement s’en occuper.

Combien d’entreprises paient des employés pour entrer manuellement de l’information dans différents systèmes et logiciels, pour ensuite payer d’autres employés pour revérifier cette même information. Combien d’employés perdent du temps à chercher le bon dossier, le bon papier, à travers les différentes piles qui s’amassent sur leur bureau.

Combien d’entreprises continuent de fonctionner ainsi simplement parce que « c’est toujours comme ça qu’on l’a fait ».

De la perte invisible

Comme les départements administratifs de soutien sont généralement considérés comme une source de coût fixe (Overhead), la perte qu’ils peuvent engendrer ne saute pas nécessairement aux yeux comme celle qui peut survenir sur un plancher de production. Mais parmi les 8 sources de gaspillage ou de perte identifiées par les théories de l’approche Lean, en voici 4 qu’on observe souvent dans les départements administratifs et la façon dont un système de gestion intégré (ERP) peut venir à la rescousse :

Le transport : En plus du transport de matière et de personne, le transport d’information constitue une source de perte à éliminer. Qu’il s’agisse du dossier voyageur dont on parlait précédemment ou qu’il s’agisse d’un département qui attend après un rapport venant d’un autre département parce que l’information est gardée en silo, ce type de perte peut être grandement éliminé par un système de gestion intégré. Quand toute l’entreprise peut travailler en même temps sur les mêmes projets et peut avoir accès à toute la même information en temps réel, on peut parvenir à complètement éliminer de tels transports d’information.

L’attente : Souvent intimement lié aux problèmes de transports d’information, l’attente constitue une source de perte qui n’apporte aucune valeur ajoutée au client. En effet, pour le client, le délai de livraison commence dès les premiers contacts, pas seulement une fois que la commande est rendue en production. Un système de gestion intégrée permet d’éviter la double ou même la triple entrée d’information et ainsi de réduire significativement nos délais, sans parler des risques d’erreurs.

Les défauts : Tous s’entendront pour dire que de refaire un travail qui n’avait pas été correctement accompli au départ constitue une source indéniable de perte. Un système de gestion intégré permet d’automatiser de nombreux processus administratifs manuels et ainsi éviter les erreurs humaines. Au-delà du travail à refaire, le simple fait de revérifier ou de contrôler un travail constitue en soi une source de perte. Il vaut toujours mieux bâtir la qualité à même le processus, plutôt que de procéder à un contrôle de qualité. C’est la différence entre Assurance Qualité et Contrôle de Qualité.

La sous-utilisation des employés : Les machines surpassent l’humain quand il est question de faire des tâches répétitives, facilement paramétrables. Un système ERP, avec ses fonctions d’automatisation des processus, permet de libérer vos employés des tâches répétitives afin de les utiliser là où ils apportent vraiment de la valeur : Par leur esprit d’analyse et leur flexibilité. En libérant les employés de leurs tâches répétitives, ils disposent alors du temps nécessaire pour faire de l’analyse de données, pour développer de nouvelles opportunités d’accroissement de la productivité, pour revoir les processus et pour satisfaire les besoins de votre clientèle.

Donc avant même de commencer à redessiner votre usine ou votre entrepôt ou à remplacer votre machinerie, pensez à appliquer les préceptes de la méthode Lean à travers les différents département administratifs, grâce aux possibilités que vous offre votre système de gestion intégré.

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