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Comment créer un tableau de bord dans Microsoft Dynamics 365?

Naviguer la vie d’entrepreneur peut être difficile, et, il faut se l’avouer, un peu désorganisée parfois. Des buts aux moyens pour s’y rendre, il y a beaucoup de choses à garder en tête et jamais assez d’heures dans une journée. En bref, être en affaires c’est un peu comme voler avec une équipe de 50 personnes qui compte sur votre aptitude à ne pas faire un écrasement d’avion, prévoir les mauvaises températures et à faire face aux turbulences avec calme afin d’atteindre la destination tant espérée.

C’est probablement pourquoi les pilotes ont toujours des tableaux de bord dans leur avion afin de leur donner la bonne information à une distance raisonnable pour leur permettre d’agir rapidement face à n’importe quelle situation. Comme un pilote d’avion, vous voguez sur votre plan d’affaires et les réalités du marché, mais n’aimeriez-vous pas avoir une vie plus simple? Pour constamment prendre la bonne décision pour votre entreprise, vous avez besoin de la bonne information en main. Pourquoi vous n’auriez pas besoin d’un tableau de bord vous aussi?

Microsoft Dynamics 365 offre cette possibilité, évidemment. Plus qu’un simple tableau de bord générique, il est possible de le créer de façon à convenir à vos besoins spécifiques. Cependant, vous avez besoin de savoir que créer un tableau de bord dans Microsoft Dynamics 365 n’est pas seulement une question de mise en place, mais plutôt une affaire de stratégie!

Le problème avec les tableaux de bord dans Microsoft Dynamics 365

Le plus grand problème avec les tableaux de bord n’est pas qu’ils sont inutiles, mais plutôt qu’ils sont parfois statiques et complexes pour une entreprise. Ils ont tendance à ne pas être utilisés en entreprise pour une raison très simple : on crée un tableau de bord dans Microsoft Dynamics 365 avec de bonnes intentions, mais on ne les articule pas autour d’un but précis. On travaille bien souvent (et malheureusement) à faire entrer le plus de données dans un écran. Essayons donc de régler ce problème ensemble.

Comment préparer la stratégie derrière un tableau de bord pour Microsoft Dynamics 365

Premièrement, vous avez besoin d’une stratégie. Votre tableau de bord sera rempli de graphiques qui illustrent des chiffres spécifiques selon une période de temps précise que vous disposerez dans votre écran afin de mettre en lumière certains indicateurs de performances que vous voulez suivre. Ce n’est pas très compliqué, mais vous devez définitivement penser à l’avance. Comme lorsque vous voulez courir un marathon ou voler au-dessus d’un océan, vous ne partiriez jamais sans plan et sans une idée en tête de votre trajet. Alors quels sont les buts que vous voulez atteindre avec votre Microsoft Dynamics 365? Quelles sont les données que vous cherchez constamment?

Étape №1 : définir vos objectifs

Que ce soit pour les ventes ou le marketing, tout le monde a besoin d’un tableau de bord pour leur donner l’information dont ils ont besoin et les aider à garder un oeil sur leurs objectifs ou même supporter certaines décisions. Vous pouvez trouver des tableaux de bord de base dans Microsoft Dynamics 365, mais vous devriez peut-être penser à en créer pour :

  • Contact Marketing
  • Prospects qualifiés Marketing
  • Prospects qualifiés Ventes
  • Opportunités de Ventes
  • Nouveaux clients
  • Ventes incitatives et ventes croisées

En ventes ou en marketing, tout le monde a besoin d’un tableau de bord pour suivre la progression de leurs objectifs et prendre la bonne décision pour la prochaine stratégie. En plus, vous pouvez peut-être penser à regarder les chiffres de ventes si vous êtes dans le département du marketing et vice-versa. De cette façon, vous serez certain que tous vos efforts sont en cohérence avec le reste de la compagnie. Par exemple, si vous faites partie de l’équipe marketing, vous voulez être certain que vos campagnes fonctionnent bien et que vos clients cibles soient bien pris en charge. Alors même si ce n’est pas votre rôle, vous pouvez penser à suivre la gestion des clients potentiels.

Vous serez donc capable de voir que votre campagne a attiré des prospects de grande qualité, mais que ce n’était peut-être pas nécessairement le bon temps pour l’équipe des ventes. Vous pourrez peut-être constater que le temps de réponse est lent et que dans le futur, vous pourrez mieux synchroniser vos campagnes avec l’équipe des ventes pour assurer une plus grande conversion des opportunités de ventes. Vous pouvez même suivre la progression de vos représentants et leur offrir votre aide pour identifier les opportunités manquées.

C’est comme ça que des tableaux de bord bien planifiés peuvent être utiles. Alors, n’oubliez surtout pas de définir vos buts, mais surtout de ne pas oublier ce qui pourrait être intéressant d’avoir pour votre équipe ou pour vous-mêmes.

Étape №2 : Établissez vos indicateurs de performance clé dont vous avez besoin pour suivre vos objectifs

Évidemment, quand on parle de buts, on parle aussi de métrique. C’est ce que les tableaux de bord vous apporteront : des données produites par des métriques. Ces chiffres sont le produit d’indicateurs de performance et vous devrez peut-être penser à les choisir judicieusement afin de prendre la bonne décision.

Par exemple, si votre équipe marketing veut s’assurer que vos prospects sont bel et bien pris en charge ou que vos campagnes fonctionnent, il est peut-être bien de penser à aussi suivre les nouveaux prospects par campagne ou la campagne source la plus lucrative.

Étape №3 : Déterminer la période que vous voulez suivre

Évidemment, vos tableaux de bord présenteront les données selon une période de temps que vous aurez déterminé à l’avance comme par mois, par année, par heure. Vous devriez aussi penser à mettre vos graphiques sous la même période de temps pour obtenir des données et des résultats cohérents.

Comment créer et configurer un tableau de bord dans Microsoft Dynamics 365

Une fois que vous aurez fait tous vos choix et que vous aurez une bonne stratégie en tête, vous pourrez penser à mettre en place un tableau de bord qui ne sera pas seulement fonctionnel, mais aussi utile.

Pour y arriver, vous aurez besoin de suivre quelques étapes, mais ne vous inquiétez pas, c’est assez simple. Gardez simplement à l’esprit que vous aurez besoin de laisser la place à l’ajustement et qu’il peut même arriver que vous ayez à complètement revoir votre tableau ou un de ses graphiques une fois que vous aurez travaillé avec ceux-ci pendant quelques jours. Vous verrez, avec l’expérience, votre tableau de bord idéal prendra forme. Ne soyez pas effrayé de mettre à jour votre tableau de bord lorsque vous découvrez des lacunes afin qu’il progresse avec vous. Autrement, vous risquez de ne jamais vous en servir!

Créer un nouveau tableau de bord dans Microsoft Dynamics 365

Premièrement, rendez-vous dans la section Tableau de bord de votre Microsoft Dynamics 365 et cliquez sur Nouveau.

1.    Choisir une structure

Ensuite, on vous demandera de choisir parmi les différentes structures. Ce sera la façon dont on présentera les graphiques, chiffres et statistiques visuellement dans votre tableau de bord. Choisissez celle qui conviendra le mieux à vos besoins. À cette étape, c’est aussi une bonne idée de donner un nom descriptif à votre tableau afin de le retrouver facilement.

2. Créer une présentation

Et après, vous pouvez créer une présentation pour gérer vos données et la façon dont vous voulez les présenter dans votre tableau de bord. Elles seront utilisées lorsque vous créerez ou mettrez en place vos graphiques.

Tableau de bord Marketing Dynamics 365

Les présentations sont en fait très importantes puisqu’elles vous aideront à créer des filtres pour spécifier les données que vous voulez voir apparaître : que ce soit en termes de dates, de champs que vous voulez suivre ou de filtres avancés que vous voulez ajouter.

Gardez en tête que c’est possible de créer plusieurs présentations pour la même donnée si vous voulez suivre plusieurs périodes de temps comme les Ventes par mois VS les Ventes par année.

Pour y arriver, vous aurez besoin de choisir Nouvelle présentation system et dans Propriétés de présentation, vous aurez besoin de donner un Nom et une Description (pas nécessaire, mais toujours utile). Ensuite, vous pourrez choisir et configurer les colonnes, modifier les critères de filtres et même personnaliser le triage. Une fois que vous aurez terminé, vous n’aurez qu’à choisir Enregistrer et Fermer. N’oubliez pas de cliquer sur Publier toutes les personnalisations.

3. Choisir les graphiques du système ou créer les vôtres dans Dynamics 365

La différence entre les graphiques du système et les graphiques personnels est que les premiers sont des graphiques offerts par Microsoft Dynamics 365 alors que les seconds sont créés par vous selon vos propres besoins et votre stratégie.

Comment y arriver?

Si vous voulez personnaliser un graphique du système ou en créer un nouveau dans votre tableau dans Microsoft Dynamics 365, vous aurez besoin d’entrer dans la barre de Paramètres et choisir Personnalisation. Ensuite, vous devrez cliquer sur Personnalisation du système. Dans le menu déroulant des Entités, vous retrouverez Graphiques. Dans l’interface, trouvez les graphiques que vous désirez personnaliser ou créez-en des nouvelles. À ce point, vous pouvez changer tout ce que vous voulez voir différemment, de la présentation au filtre spécifique que vous voulez voir apparaître dans vos graphiques.

 

Si vous voulez personnaliser votre graphique personnel, vous n’avez qu’à ouvrir une présentation et cliquer sur panneau de graphiques à droite. Choisissez le graphique que vous voulez modifier et ensuite cliquez sur le bouton Modifier le graphique. Modifiez toutes les propriétés que vous désirez voir différemment et c’est tout!

 

Plutôt simple, non? Il est impossible que vous ne puissiez pas personnaliser des graphiques ou des tableaux de bord dans Microsoft Dynamics 365 avec un guide aussi facile à suivre. Et n’oubliez pas que pour outiller votre entreprise vers la réussite avec les meilleures informations, utilisez Power BI. En tant que service de Business Intelligence infonuagique gratuit et libre-service, Power Bi vous donne accès à beaucoup plus de données et de possibilités intéressantes pour vos tableaux de bord. Il vous offre aussi une foule d’outils pour analyser, rassembler, visualiser et partager des données. Honnêtement, vos tableaux de bord ne seront jamais complets sans cette application.

Et si vous trouvez que de personnaliser ou créer des tableaux de bord dans Microsoft Dynamics 365 est une lourde tâche pour vous ou votre équipe, ne laissez pas cette impression vous empêchez d’avoir les meilleurs outils et données à votre disposition pour prendre des décisions qui vous mènent directement à vos buts. Nous sommes là pour vous aider à obtenir les résultats que vous espérez avec votre Dynamics 365.

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