Comment adapter la gestion d’enquête à l’ère du partage d’information?

Demandez à n’importe quel syndic, ou syndic adjoint, de tout ordre réglementé, quel est l’aspect le plus important en gestion d’enquête et ils vous répondront sans doute : la confidentialité! À l’ère des technologies de l’information, des systèmes intégrés et du partage d’information, il s’avère que le bureau du syndic vit des enjeux importants qui peuvent être perçus comme étant une menace à la confidentialité de l’enquête. Il est alors tout à fait compréhensible de voir ces utilisateurs réticents à adopter une solution permettant le partage d’information. Mais comment profiter de ces technologies comme levier à la gestion d’enquête, plutôt que de la percevoir comme étant une menace aux activités?

Il est fréquent d’entendre l’équipe d’implantation d’un nouveau système informatique que vous devez adapter vos façons de faire au système. Cette approche est une règle d’or tout à fait justifiée, mais lorsqu’on fait face aux obligations réglementaires ou encore légales d’un ordre, il est à se demander si cela est vraiment possible, voir souhaitable? À bien y penser, peut-être avons-nous ici l’exception qui confirme cette règle et que finalement le partage d’information doit plutôt s’adapter à la gestion d’enquête…

Tout d’abord, il faut être conscient et comprendre cet enjeu quotidien du bureau du syndic. Tout dossier d’enquête dont la confidentialité a été compromise au cours de son cycle de vie jusqu’au dépôt de plainte, est susceptible d’être contesté par l’intimé devant le conseil de discipline. Sans compter les nombreuses requêtes d’accès à l’information pouvant être réclamées par ce dernier. Une fois cette réalité comprise et assimilée, il est maintenant possible de délimiter convenablement les limites du partage d’information intersystème.

En matière de confidentialité, il faut toujours identifier, dans un premier temps, les certitudes immuables – par exemple un dossier d’enquête n’est visible que par les membres du bureau du syndic. Dans un deuxième temps, il faut identifier les segments de partage d’information au sein du département, et ensuite au sein de l’organisation, en d’autres termes, qui a accès à quoi et quand… Par exemple, est-ce qu’un témoin ou une adresse créée par le bureau du syndic peut être visible au reste de l’ordre? Cet exercice peut paraître futile, mais n’est pas si simple, car il implique souvent plusieurs départements à la prise de décisions.

Finalement, les membres du bureau du syndic ont de grands avantages à adopter une solution intégrée et évolutive. Les utilisateurs auront, par définition, accès du bout des doigts à l’ensemble du portrait et déclaration du membre visé, à son historique, et pourront automatiser les lettres de 90/60 jours adressées au demandeur de la tenue de l’enquête. De plus, une solution complète permettra de savoir si le membre visé fait partie d’un comité de l’ordre, ou encore le résultat de sa dernière inspection professionnelle. Toutes ces informations accessibles depuis un seul système seront précieuses afin d’aider à étoffer adéquatement le dossier d’enquête et permettront une plus grande précision aux statistiques du département, ainsi qu’aux données du rapport mensuel et annuel.

Grâce à un découpage intelligent de la sécurité applicative, le bureau du syndic peut maintenant profiter de la technologie comme levier à la gestion d’enquête, sans compromettre pour autant la confidentialité de ses dossiers. L’importance de cette dernière restera toujours un enjeu qu’il ne faut pas perdre de vue, mais un système flexible, idéalement adapté à la structure verticale, qui permettra d’inclure adéquatement ce groupe à une solution intégrée de votre ordre professionnel et cela… en toute confidentialité!

 

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