Le Changement a/k/a La Grande Détresse

Il est dans la nature de l‘Homme d‘avoir peur de l’inconnu. Mais qui a dit que l’inconnu n’a rien de bon à apporter ?

Il n’est pas aisé de sortir de sa zone de confort, mais une fois amorcée cette action peut se révéler des plus florissantes.

Tout projet TI amène du changement pour l’organisation touchée et ses employés, utilisateurs et fervents représentants de cette dernière. Ce changement a besoin d’être adéquatement conduit de manière à démontrer à ces utilisateurs la véritable valeur ajoutée de cette gêne temporaire.

Cette conduite du changement générera du temps supplémentaire à l’implantation de la solution TI mais gare aux aprioris, le fournisseur n’est pas le méchant loup qui ne pense qu’a la profitabilité mais bien la jeune fille aux cheveux blonds et bouclées qui, attentionnée, aime mieux prévenir que guérir.

En effet, en absence d’accompagnement au changement, un projet TI peut donner suite aux mécontentements des utilisateurs, la non-appropriation de la nouvelle solution et finalement le rejet de cette dernière. Il est évident que l’implantation d’une solution TI dans un organisme a un cout non négligeable aussi bien en temps qu’en argent. Ce serait dommage d’avoir à dilapider ces investissements avec pour unique raison une gestion du changement malmenée.

Il ne s’agit pas d’une tâche aisée mais peut faire toute la différence entre un projet qui rassemble et adhère les utilisateurs de la solution et un projet dont l’issu est le maintien de l’utilisation d’ancien système et donc une perte sèche pour l’organisation concernée.

L’implication de l’organisation est un facteur clé à la réussite de tout projet TI, et ce au sens large. Il en est de même pour la conduite du changement, l’organisation doit « porter » ce changement. Elle doit donner l’exemple pour tous ses utilisateurs. La meilleure façon de procéder est de désigner des personnalités fortes au sein même de l’organisation de manière à avoir l’impact le plus pertinent sur les principaux concernés de ce projet, les utilisateurs finaux.

Le gestionnaire de projet au sein de l’organisation a une vision du projet haut niveau et n’aura pas forcément les mots adéquats pour générer de l’engouement au niveau des utilisateurs finaux. Voilà pourquoi il est recommandé de choisir des personnalités au sein même des utilisateurs finaux, qui connait parfaitement les flux de travail de son équipe et qui peut de ce fait avoir l’impact nécessaire pour porter ce changement.

Un autre critère de réussite a cette gestion du changement est la communication. De manière à se sentir le plus concernés possible, l’organisation et ses utilisateurs finaux doivent être tenus au courant de toutes les avancées du projet, les principales étapes qui ont été franchies et une idée des principaux jalons. Il s’agit également d’un canal privilégié pour rassurer l’organisation et ses utilisateurs finaux. Un plan de communication est à établir de manière à prévoir, dès le début du projet, les périodes durant lesquelles de la visibilité sur l’ensemble du projet sera donnée. La fréquence et le nombre d’occurrences de ces rencontres ne sont pas définis mais plus il y en a, meilleur sera le confort et la confiance de chacun envers ce projet.

La communication interne a l’organisme, faite via les personnalités préalablement sélectionnées, va permettre aux utilisateurs finaux de se sentir plus impliqués dans le projet et s’approprieront la solution nouvellement implantée avec plus d’entrain, endossant le rôle d’Acteur.

Sans être tenu au courant sur le projet, les utilisateurs finaux n’auront aucun engagement envers ce dernier. Par conséquent ce seront ces utilisateurs finaux qui bloqueront le projet en étant réfractaire au changement.

Sans Marketing, un produit ne peut être vendu. Ce produit a beau être le plus technologique et le plus innovant du monde, les utilisateurs finaux ne l’adopteront jamais sans communication.

Cette gestion du changement doit être prise en compte dès le début du projet, et doit avoir sa place tout le long de ce dernier. Dans chacune des phases d’implantation de la solution TI, il est nécessaire d’avoir du temps alloué à cette gestion, et ce au niveau de chacune des parties prenantes, organisation et fournisseur. De cette façon, il est parfois recommandé d’avoir une ressource à temps plein entièrement dédiée à cette gestion.

C’est un processus de longue haleine qui a autant d’intérêt que la gestion de projet en général pour un projet à succès.

De manière à ce que tout projet d’implantation se déroule au mieux mais surtout découle sur une appropriation complète de la nouvelle solution par les utilisateurs finaux il est primordial de bien peser sa gestion du changement. Il faut qu’en tout temps, les utilisateurs finaux soient éclaboussés par la valeur ajoutée du nouveau système, tout en ayant une connaissance soutenue sur le projet.

 

Le Changement c’est maintenant ! /Yes We Can !

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