10 critères de sélection essentiels pour le choix de l’ERP

Efficience-erpVous avez un nouvel emploi comme contrôleur et votre premier mandat est de trouver le meilleur système ERP pour votre entreprise. Ça ne devrait pas être trop difficile, n’est-ce pas?… Après tout, les produits ERP sont bien établis et ont bien évolué après plusieurs décennies d’existence. Donc, choisissez-en un et retournez à vos affaires! Cependant, le choix du bon système ERP représente un investissement important et le risque de se tromper peut avoir un impact non négligeable sur votre avenir. Alors, quels sont les plus importants critères de sélection afin de bien choisir la perle rare des systèmes ERP?

1er critère de sélection ERP: les exigences d’affaires

C’est de loin le plus important critère de sélection. Quels sont les points faibles de votre système actuel? Est-ce que vos clients (et vos ventes) souffrent, dû à ces lacunes? Au cours des dix prochaines années, quels sont les projets de votre organisation? Et n’oubliez pas dans vos exigences, les fonctionnalités qui performent bien dans votre ERP actuel, car vous ne voulez pas revenir 10 ans en arrière.

Prenez tout le temps nécessaire à cette étape. Demandez à vos collègues de travail, leurs points de vue. Demandez aux gestionnaires de tous les départements – des employés de bureau jusqu’aux vice-présidents – sans oublier les travailleurs de la production; ils ont tous un point de vue différent sur la situation actuelle. Ayez des questionnaires et des discussions de groupe. Parvenez à un accord sur tous les besoins et leurs priorités. Classez-les par priorités : besoins critiques, besoins très importants, besoins secondaires… Quel que soit l’ERP que vous choisirez, il doit répondre à tous les besoins « critiques » et devrait satisfaire la plupart, sinon la totalité, des besoins « très importants ».

2e critère de sélection ERP: votre organisation et la culture ERP des fournisseurs

Êtes-vous dans une organisation qui se maintient à la fine pointe de la technologique ou qui est plutôt stagnante et conservatrice? Êtes-vous une organisation de 10 employés-e-s depuis les 10 dernières années ou une entreprise multinationale en expansion constante? Chaque fournisseur de systèmes ERP a sa propre culture qui correspond ou non à celle de votre organisation. Si tous vos efforts sont consacrés à l’amélioration du service à la clientèle et que vous vous fiez à votre système pour gérer tous vos contacts et vos relations afin de gagner la prochaine commande, vous n’apprécierez probablement pas que l’emphase de développement de votre ERP ne se fasse que sur le respect des normes comptables généralement reconnues. Il convient peut-être à beaucoup d’entreprises, mais si la chaussure ne vous convient pas, il faut trouver autre chose.

3e critère de sélection ERP: le coût

Combien ça coûte? Est une question fondamentale. Mieux encore, on peut se demander ce que le coût total de possession sera pour la prochaine décennie. Il y a le coût d’acquisition, d’implantation, de formation et aussi les coûts des mises à jour. Idéalement, ce que vous devriez analyser, est le retour que vous attendez sur cet investissement. Cela implique que vous ayez évalué en plus les économies d’opérations et l’amélioration des ventes. Le système coûtera X et notre bénéfice augmentera par Y. Le système ERP est un outil comme les autres et il doit faire ses preuves.

4e critère de sélection ERP: l’adoption des utilisateurs

Les gens vont devoir vivre avec ce nouvel ERP. Peut-être même que des employés, non utilisateurs de votre système actuel, devront utiliser ce nouvel ERP. Sont-ils technologiquement prêts à ce bouleversement? D’une part, ils doivent s’adapter au nouveau système, ses écrans et ses rapports, devant leur facilité la tâche. D’autre part, vous devrez les convaincre qu’ils gagneront en efficacité et que le fournisseur ERP et vous, serez là pour les former et pour les soutenir, s’il y a lieu.

5e critère de sélection ERP: agilité et flexibilité

Votre système doit répondre au besoin immédiat de votre organisation et de vos clients, ainsi qu’au besoin à court et moyen termes des projets planifiés. Ces éléments sont connus et déjà intégrés dans votre définition des besoins. Qu’en est-il des inconnues? Et si vous perdiez votre plus gros client d’ici cinq ans? Ou que votre organisation décide de fabriquer elle-même les produits qu’elle distribue, plutôt que de les importer d’Asie. Ce nouveau ERP pourrait-il quand même s’adapter à ces nouvelles réalités?

6e critère de sélection ERP: la durabilité

Un système ERP est un investissement à long terme. Qu’en est-il du fournisseur ERP et des tiers fournisseurs. S’agit-il d’une solution développée par un seul programmeur? Ce système ERP a déjà été implanté dans combien de sociétés? Passez en revue les avis, les communautés et les évaluations présentés par un ordre professionnel, comme les CPA par exemple.

7e critère de sélection ERP: soutien et assistance

Vous avez trouvez le ERP parfait pour votre organisation. Bravo! Quand est-il du soutien en cas d’urgence? Est-ce que le développeur de la solution émet de nouvelles versions améliorées régulièrement? Au minimum, corrige-t-il rapidement les erreurs de programmation? La technologie évolue très rapidement et vous devriez obtenir régulièrement des mises à jour. Assurez-vous que votre revendeur offre aussi un service de soutien à distance, adapté à vos heures de bureau.

8e critère de sélection ERP: votre réseau ou le nuage ?

Avec les nouveaux services ERP sur nuage (Cloud ERP) beaucoup d’organisations s’interrogent sur quelle est la plateforme la plus efficiente pour eux?

Si vous optez pour l’hébergement du ERP sur votre réseau, assurez-vous que votre réseau informatique et postes de travail peuvent accueillir ce nouveau ERP. Le fournisseur ERP doit fournir les prérequis techniques. Vous aurez peut-être à ajouter de la mémoire, changer quelques postes désuets.

Une autre solution à envisager pourrait être un ERP en nuage (Cloud ERP); Elle vous permet de travailler de n’importe où, est en principe hébergée en lieu sûr, sur des serveurs robustes et le fournisseur assure l’entretien, les mises à jour et les sauvegardes de vos données. Donc vous n’avez pas à investir de somme importante en infrastructure réseau.

Ces services et technologies sont nouveaux, donc assurez-vous que la version nuage répond bien à tous vos besoins, que la performance sera au rendez-vous, que vos données sont encryptées (donc que les employés du service nuage ne peuvent vous voler vos données confidentielles), et finalement, qu’en cas de litige vous restez propriétaires des données.

Si vous utilisez un système externe déjà dans le nuage, tel qu’un CRM, assurez-vous de pouvoir exporter/importer des transactions, et que votre fournisseur de ce service en nuage offre tous les outils et programmes nécessaire à votre gestion des données.

Soyez conscient également que le coût d’entrée d’une solution en nuage est souvent minime, mais augmente rapidement selon le nombre d’utilisateur, des services requis, de l’espace disque utilisé et peut-être même du nombre de processeur requis.

9e critère de sélection ERP: votre industrie

Certains systèmes ERP peuvent s’adapter à un spectre d’industries très large. D’autre sont d’excellents systèmes ERP pour une industrie très spécialisée, comme la fabrication de fenêtres par exemple. Informez-vous auprès de sociétés similaires à la vôtre, pour quel système ERP ont-ils opté? Pourquoi? En sont-ils satisfaits? Faites l’exercice avec votre revendeur de simuler chacun de vos cycles d’affaires : vente, achat, fabrication, avec des transactions réelles. Ce sera sûrement très révélateur.

10e critère de sélection ERP: intégration

Beaucoup d’entreprises utilisent de multiples systèmes d’information comme un CRM, service de paie externe, logiciel d’optimisation de la fabrication. L’ERP présagé offre-t-il la possibilité de s’intégrer à ces systèmes externes? Un bon ERP devrait au minimum offrir la possibilité d’import/export. Par exemple, aujourd’hui, avec Internet, plusieurs services d’automatisation de mise à jour des taux de change sont offerts. L’intégration vous évitera beaucoup de doubles entrées, d’erreurs de capture et de délais de livraison de certains rapports importants.

Si vous trouvez le système ERP qui répond à tous ces critères de sélection, vous avez mis votre organisation sur le chemin de la réussite pour les années à venir, et peut-être, qui sait, obtiendrez-vous votre nomination comme « employé du mois »!

 

http://www.erpfocus.com/ten-essential-erp-selection-criteria-2640.html

 

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